Module de Recherche

		1. Présentation
		2. Soumettre une requête de recherche
		3. Visualiser les résultats de recherche

 

1. Présentation

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Le module de recherche de MailFlow Analyzer permet d'effectuer des recherches pour retrouver les messages ayant traversé les serveurs Domino constituant votre infrastructure de messagerie. Vous pouvez rechercher à partir de la date à laquelle la solution a été installée, sans limite de temps. Comme un message met en moyenne une dizaine de minutes entre le moment où il est capturé sur un serveur de messagerie et le moment où il est stocké par Mail Flow Analyzer, veuillez attendre quelques minutes avant d' effectuer des recherches sur des messages récents.

Vous pouvez accéder au module de recherche de différentes manières :

• En ouvrant directement la base Mail Flow Search, depuis votre espace de travail :

 

 

• En utilisant directement l'entrée Search depuis le navigateur principal de la base Mail Flow :

 

 

• En créant une Requête de type Recherche, depuis le module de Requêtes de la base Mail Flow :

 

Cette dernière méthode est à réserver aux administrateurs ou aux officiers de sécurité voulant effectuer des recherches sur l'ensemble des messages ayant circulé dans l'infrastructure, sans être limité par les exclusions habituellement définies au niveau du document principal de paramétrage du moteur MailFlow Analyzer (habituellement, document nommé "Main") :

 

 

2. Soumettre une requête de recherche

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Pour créer une nouvelle recherche, veuillez cliquer sur le bouton  depuis la vue Search Requests. Le document Search Request contient l'ensemble des champs à remplir pour définir les critères de la recherche. Une fois le formulaire remplit, il conviendra de l'enregistrer au moyen du bouton  afin de lancer la recherche. MailFlow Analyzer va alors lire sa base de données de messages et trouver ceux correspondant aux critères de recherche. Ils seront affichés sous forme de documents Notes dans la vue Search Results. Vous pouvez donc attendre les résultats de la recherche depuis la vue Search Results pour voir les messages au fur et à mesure de leur détection ou alors attendre dans la vue Search Request pour voir l'état d'avancement de la recherche.

Vous pouvez lancer plusieurs recherches en parallèle, car MailFlow Analyzer créer un thread de recherche dédié pour chaque recherche.

Le formulaire Search Request contient les champs suivants :

: Nom de la personne ayant créée la requête de recherche.

: Date de création de la recherche.

: Statut actuel de la recherche. Les différents statuts sont les suivants :

• Waiting for processing :  La requête a été créée et est en attente de traitement par Mail Flow Analyzer.
• Currently running :          La recherche est en cours.
• Completed :                      La recherche est terminée.
• Completed on error :       La recherche est terminée mais il y a des erreurs.

 

: Nom de cette recherche.

: Indique si les résultats de la recherche doivent être cachés aux autres personnes accédant à la base Mail Flow Search.

: Nombre maximum de résultats souhaités.

 

: Dates de début et de fin définissant la période de la recherche.

: Jours de la semaine et horaires de la période de recherche.

 

: Nom de l'expéditeur du message, en précisant s'il apparaît comme expéditeur (champ From), expéditeur principal (champ Principal) ou comme expéditeur Internet (champ SMTPOriginator).

: Nom de l'expéditeur du message, quelque soit le champ (From, Principal ou SMTPOriginator) où le nom apparaît.

 

: Nom des destinataires du message, en précisant si les noms apparaissent comme des destinataires principaux (champ SendTo), des destinataires secondaires (champ CopyTo) ou des destinataires cachés (champ BlindCopyTo).

: Noms des destinataires des messages, quelque soit le champ (SendTo, CopyTo ou BlindCopyTo) où ils apparaissent.

: Nombre de destinataires du message.

 

: Mots contenus dans le sujet du message.

: Type du message (masques Memo, Reply, Forward, Notice...).

: Taille du message.

 

: Noms des fichiers attachés du message.

: Nombre de fichiers attachés du message.

: Taille des fichiers attachés du message.

 

: Indique si le message a été signé.

: Indique si le message a été chiffré.

: Indique le niveau d'importance du message.

: Indique le niveau de priorité du message.

 

: Origine du message (Internet ou Interne).

: Indique le SLA du message (durée de distribution).

: On peut demander à ignorer les message qui sont en priorité basse.

: On peut demander à ignorer les messages qui ont été retenus dans la base de Quarantaine.

: Valeur de la clé Mail Flow d'un message (valeur du champ $MailInfoID présent dans les messages perçus par Mail Flow Analyzer).

: Valeur du champs $MessageID d'un message.

: Noms des serveurs SMTP ayant traités les messages avant qu'ils n'arrivent dans l'infrastructure Domino. Vous pouvez saisir ici toutes les informations (adresse IP) habituellement visibles dans les champs Received d'un message venant d'internet :

from mail-oi0-f52.google.com (mail-oi0-f52.google.com [209.85.218.52]) (Using TLS) 
by eu-smtp-1.mimecast.com 
with ESMTP id uk-mta-61-HhQpdd0MOj-NjGv2GRE9PQ-1; 
Wed, 19 Oct 2016 05:41:23 +0100

: Nom des serveurs Domino de l'infrastructure ayant traité le message.

: Nom des Tâches Domino ayant traité le message (Server, Router, Smtp, Http, Traveler...).

 

: Si les critères de recherche sont trop complexes pour être saisis dans les champs précédents, il est possible d'utiliser une @Formula de sélection pour définir la liste des messages recherchés.

 

: Vous pouvez rechercher des valeurs dans des champs non standards (ajoutés par les antivirus, les antispams, les outils de filtrage de contenu...) en indiquant ici le nom du champ (Extra Field Name) et la valeur recherchée (Extra Field Values). Pour que la recherche puisse fonctionner sur les champs non standards, il faut que ceux-ci aient été déclaré au niveau des documents de paramétrage des serveurs de messagerie (Get Extra fields List) depuis la base MailFlow Collect :

 

Critères de recherche

MailFlow Analyzer va analyser tous les messages correspondant à la période de temps indiqué (Begin Date - End Date) et va leur appliquer les critères de recherche. Il s'arrêtera soit quand la période de temps sera dépassé (End Date) soit quand le nombre maximum de messages trouvés aura été atteint (Max number Msg returned). Le temps moyen nécessaire pour effectuer une recherche dépend donc du nombre de jours de la période choisie et du nombre de messages conservés par jour (soit le nombre de messages circulant dans l'infrastructure pendant une journée).

Les différents critères de recherche respectent les règles suivantes :

• Le texte saisi n'est pas sensible à la casse :

et
sont équivalents.

• Le texte saisi s'interprète comme une sous chaîne de caractère à rechercher :

 signifie que l'on recherche tous les messages dont le nom de l'expéditeur contient 'sander'. Cela peut être 'bob.sander@gmail.com' ou 'CN=Bob Sander/OU=SALES/O=Corp' ou encore 'bsander'.

• Il est possible d'utiliser conjointement plusieurs critères de recherche différents. Ils s'utilisent alors comme un ET logique :

: On recherche tous les messages contenant au moins 11 destinataires ET qui ne sont pas chiffrés ET qui contiennent au moins 1 fichier PDF.

• Il est possible de préciser plusieurs valeurs au sein d'un même critère, en les séparant par des point-virgules. Ils s'utilisent alors comme un OU logique :

: On recherche tous les messages dont les noms des destinataires contiennent la chaîne de caractère david.crane OU la chaîne de caractère d.crane OU la chaîne de caractère dcrane.

• Les caratères jokers (ou spéciaux) comme * ou ? ne sont pas reconnus. Si vous recherchez les messages avec des fichiers attachés de types PDF, il vous suffit d'utiliser la chaîne de caractère .PDF (et non pas *.PDF) :

 

3. Visualiser les résultats de recherche

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La vue Search Results de la base Mail Flow Search montre les résultats de vos recherches ainsi que les recherches non privées des autres utilisateurs de l'application. Les résultats sont catégorisés par nom de recherche et sous-catégorisés par date. Les différentes colonnes de la vue affichent les valeurs clés des messages (Expéditeur, Destinataires, Sujet, Taille, Nombre de destinataires, Origine du message...).

Les documents apparaissant dans une catégorie sont les messages répondant aux critères de la recherche indiquée. Pour accéder au détail d'un message, il suffit de l'ouvrir en cliquant dessus depuis la vue. Notez que ni le corps du message ni le contenus des fichiers attachés ne sont capturés par Mail Flow Analyzer. Ils ne sont donc pas visibles dans le rendu qui est fait des messages.

Le bloc Internal Reference contient des identifiants qui permettent à Mail Flow Analyzer d'identifier chaque message.

Le bloc Mail Routing History montre les serveurs internes à l'infrastructure par lesquels le message est passé ainsi que les tâches Domino qui l'ont traités (SMTP, Router, Server...). Le temps total de routage interne du message (en secondes) est indiqué sur la ligne SLA. Si le message vient d'internet, on dispose également des informations de routages SMTP (SMTP Routing History). Si le message a été traité par des Règles de Messagerie de Mail Flow Analyzer, elles seront listées dans le champ Mail Rules.

Le bloc Mail Data montre les valeurs des différents champs du message qui ont été capturés par Mail Flow Analyzer, comme la date d'envoi du message (Posted Date), le sujet (Subject), le nom de l'expéditeur (From, Principal, SMTPOriginator), les noms des destinataires (SendTo, CopyTo, BlindCopyTo, Recipients), la taille du message (Total Message Size), le nom des fichiers attachés (Attach File Names), les options de routage (Is Signed, Is Encrypted, Importance, Delivery Priority).

 

Exporter les résultats de recherche

Vous pouvez exporter les résultats d'une recherche sous la forme d'un fichier texte au format .CSV. Pour cela, il vous suffit de sélectionner dans la vue Search Results un (ou plusieurs) document(s) qui fait partie des résultats de la recherche et de cliquer sur le bouton .

Une fenêtre va s'afficher pour demander le chemin du fichier à créer :

 

Il vous suffit de saisir un nom de fichier avec un chemin valide et d'appuyer sur OK. Le fichier .CSV sera généré avec les informations des messages correspondant à la recherche sélectionnée.

Purger les résultats de recherche

Pour supprimer de la base Mail Flow Search l'ensemble des documents Notes appartenant à une recherche, il suffit, depuis la vue Search Results, de sélectionner un document faisant partie des résultats et d'appuyer sur le bouton .

Pour supprimer l'ensemble des documents Notes de toutes vos recherches, il suffit de cliquer sur le bouton .

 

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