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1. Présentation | |
| 2. Configuration des règles de Messagerie | ||
| 3. La base Quarantaine |
1. Présentation |
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Back to TopLes Règles de Messagerie sont des documents de paramétrage stockés dans les bases MailFlowCollect présentes sur l'ensemble des serveurs de messagerie de l'infrastructure. Ces documents sont utilisés par la librairie MailFlowLib pour modifier le routage des messages traversant le serveur Domino, au moment où ceux-ci sont transférés dans la mail.box du serveur. Les actions réalisées par les Règles de Messagerie sur les messages sont de deux types :
- Blocage du message et transfert de celui-ci dans une base de Quarantaine (Quarantine DB).
- Changement des adresses du message, que cela soit celles de l'expéditeur ou des destinataires.
Le moteur de traitement de Mail Flow (Mail Flow Engine) a la responsabilité de traiter les messages arrivés dans les base de Quarantaine afin de faire partir vers les expéditeurs des messages bloqués, les notifications d'échec de distribution. Il a également en charge la purge régulière des messages stockés dans la base de Quarantaine.
Schéma d'architecture avec tous les composants entrant en jeu pour la mise en place de Règles de Messagerie :
Les messages bloqués sont envoyés dans la base de Quarantaine où ils sont conservés quelques jours avant d'être supprimés. Ce délai permet aux administrateurs de l'application Mail Flow de libérer manuellement les messages bloqués par erreur.
Certains messages ne sont bloqués que quelques heures et sont automatiquement libérés à l'heure prévue. Cette rétention temporaire permet par exemple de respecter le droit à la déconnexion des utilisateurs en empêchant la délivrance de mails en dehors des heures ouvrées (nuit, week-end, jours fériés).
Les messages bloqués définitivement sont généralement ceux dont le contenu peut endommager l'infrastructure de messagerie (messages trop volumineux, fichiers attachés dangereux).
Les Règles de Messagerie permettent aussi de contextualiser le traitement qui est fait sur les messages en réservant par exemple aux seuls DRH l'utilisation d'un groupe de diffusion contentant l'ensemble des personnes du carnet d'adresse de l'entreprise. Si un utilisateur lambda essaye d'utiliser ce groupe comme destinaire d'un de ses messages, le mail sera bloqué. Si c'est une personnes appartenant aux ressources humaines, le message sera délivré.
2. Configuration des règles de Messagerie |
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Paramétrage des Règles
La gestion des Règles de Messagerie se fait depuis la vue Rules de la base MailFlowCollect.nsf. Elle affiche tous les documents Rules utilisées pour le contrôle du routage des messages sur les serveurs de Messagerie :
Il est possible d'activer ou de désactiver
les Règles existantes en utilisant les boutons
et
de la vue.
Pour créer une nouvelle Règle de Messagerie dans la base MailFlowCollect.nsf, il suffit de cliquer sur le bouton et de remplir les champs suivants :
Déclaration des Règles de Messagerie
Pour qu'une Règle de Messagerie soit active sur un serveur, il faut explicitement la déclarer au niveau de l'onglet Mail Flow Rules du document de Configuration du serveur, dans la base MailFlowCollect.nsf :
Pour appliquer l'ensemble des Règles, sans avoir à les nommer explicitement, il suffit de sélectionner l'option All Rules.
Statistiques d'application des Règles de Messagerie
Mail Flow conserve pour chaque Règle de Messagerie le nombre de fois où celle-ci a été appliquée. Les statistiques sont consultables dans la vue Administration / Mail Servers / Rules Statistics de la base MailFlow.nsf, avec un découpage pour la journée en cours, le mois en cours, l'année en cours et le total général :
Ces documents Rules Statistics peuvent être ouverts afin accéder aux détails des statistiques établies sur des périodes glissantes (7 derniers jours, 4 dernières semaines, 12 derniers mois, 5 dernières années) et obtenir un graphique d'évolution sur les derniers mois :
Ils peuvent être utilisés dans des Rapports afin d'y insérer les informations relatives au nombre de fois où une Règle a été appliquée sur une période.
3. La base Quarantaine |
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La base Mail Flow Quarantine est généralement installée sur le serveur Domino hébergeant le moteur de traitement des données mais elle peut également être installée sur un serveur de Mail de l'entreprise. En cas d'infrastructure de messagerie de grande taille, il est possible de d'installer plusieurs bases de Quarantaine, par exemple une par zone géographique. Les éléments de structure de la base doivent utiliser le modèle MailFlowQuarantine.ntf attaché dans le document Mail Flow Databases présent dans la vue Install / Install Files de la base Mail Flow. Les bases Quarantaine s'ouvrent avec un client Notes :
Les bases de Quarantaine sont déclarées au niveau du Carnet d'Adresse de l'entreprise comme des Mail-In databases. Elles reçoivent les mails bloqués par les Règles de Messagerie présentes dans les bases MailFlow Collect installées sur les serveurs de Mail. Il existe deux types de messages bloqués :
- Blocked Les messages définitivement bloqués
- Delayed Les messages temporairement bloqués, qui seront libérés
après quelques heures de rétention.
Le navigateur de gauche de la base Mail Flow Quarantine présentent les vues qui correspondent aus différentes étapes du Workflow que subissent les messages arrivés dans la base de Quarantaine :
1 - Waiting Room
La vue Waiting Room affiche tous les messages envoyés dans la base Quarantine par les Règles de Messagerie des serveurs Domino. Il peut s'agir de messages bloqués temporairement ou définitivement. Le moteur de traitement du Mail Flow analyse périodiquement les vues Waiting Room de toutes les bases Quarantaine déclarées et traite les messages trouvés pour les orienter vers les vues Blocked ou Delayed, en fonction de leur type. Le moteur de traitement a également en charge l'envoi des messages de Notification auprès des expéditeurs des messages et la suppression éventuelle des fichiers attachés du message si cela est demandé au niveau de la Règle de Messagerie ayant bloqué le message :
Les opérations effectuées sur le message sont affichées dans la zone Status du mail conservé dans la base de Quarantaine :
La vue Waiting Room est en principe vide de tout document car le moteur de traitement la vide très régulièrement. Seule l'arrêt prolongé du moteur de traitement peut permettre de voir les documents s'accumuler dans cette vue.
2.1 - Blocked
La vue Blocked affiche les messages définitivement bloqués par les Règles de Messagerie. Il est possible de libérer immédiatement un message définitivement bloqué en le sélectionnant et en utilisant le bouton d'action présent dans la vue. Cette ation n'est pas possible pour les messages dont les fichiers attachés ont été supprimés :
La durée de conservation des messages définitivement bloqués dans la base de Quarantaine se définit au niveau de la Règle de Messagerie ayant bloqué le message :
2.2 - Delayed
La vue Delayed affiche les messages temporairement bloqués par les Règles de Messagerie. Il attendent ici que la date et l'heure de libération du message soit passée pour être expédié à leurs destinataires. Il est possible de libérer immédiatement un message temporairement bloqué en le sélectionnant et en utilisant le bouton d'action présent dans la vue.
La durée de conservation des messages temporairement dans la base de Quarantaine se définit au niveau de la Règle de Messagerie ayant bloqué le message :
2.3 - Trace Reports
La vue Trace Reports contient les messages de type Trace Report envoyés par le Router du serveur Domino lors de la délivrance des messages bloqués dans une des base de Quarantaine et qui avaient activés l'option de Delivery Report. On ne souhaite pas que l'expéditeur d'un message soit notifié du blocage d'un message via un message de type Trace Report et donc nous bloquons l'envoi de ces messages.
Ces messages seront supprimés de la base Quarantaine au bout de 15 jours.
2.4 - On Error
La vue On Error affiche les messages arrivés dans la base de Quarantaine pour lesquels le traitement a généré une erreur (avancement dans les étapes du workflow, envoi de notification...). La nature de l'erreur sera affichée dans le document.
3 - Notifications
La vue Notifications contient une copie des messages de notification envoyés aux expéditeurs dont les messages ont été bloqués par une Règle de Messagerie. Les notifications ne sont envoyés que si la Règle l'autorise :
Le formattage du message de notification dépend des options choisies dans la Règle de Messagerie ayant bloqué le message :
Le message de Notification envoyé à l'utilisateur contient généralement le corps du message d'origine (sans les fichiers attachés) précédé des informations du message bloqué (Expéditeur, Destinataires, Date et Sujet) et du texte de notification présent dans le document Règles de Messagerie à l'origine du blocage :
La durée de conservation des messages de Notification dans la base de Quarantaine se définit au niveau de la Règle de Messagerie ayant bloqué le message :
4 - Release Now
La vue Release Now affiche les messages bloqués (temporairement ou définitivement) qui ont été libérés manuellement des vues Blocked ou Delayed, via le bouton d'action . Ils seront supprimés de cette vue après l'expiration de leur délai de rétention.
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