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1. Introduction aux Rapports |
| 2. Création d'un modèle de rapport | ||
| 3. Créer un rapport Word | ||
| 4. Créer un Rapport Excel | ||
| 5. Générer un rapport |
1. Introduction aux Rapports |
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Back to TopDesktop Manager dispose d'un module de génération de Rapports sous forme de documents Word ou Excel. Il s'agit de pouvoir mettre à disposition des personnes intéressées, une vision synthétique des informations présentes dans Desktop Manager et de pouvoir les partager en dehors de la base.
L'utilisation d'un format de type fichier Word ou Excel autorise l'impression du document sans perte de qualité. La création de ces rapports est manuelle et leur diffusion s'effectue soit par envoi du document par mail ou par publication dans une base tiers.
La personnalisation des rapports fournis avec l'application, ou la création de nouveaux types de rapports s'effectue très simplement en modifiant des documents Report Template présents dans la vue Audit Results / Report / Report Setup.
2. Création d'un modèle de rapport |
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La création d'un modèle de rapport permet de spécifier un ensemble d'informations à afficher dans un rapport (Word, Excel). Desktop Manager embarque des exemples de rapports qui vous permettent généralement de bien comprendre le fonctionnement et les possibilités de Reporting. Afin de créer votre propre rapport, veuillez ulisez le bouton depuis la vue Audit Results / Report / Report Setup :
Un document Report Template contient six onglets : Main, Data Origin, Delivery Options, Appearance, @Formula Repository et Actions List comme ci-dessous. Chaque section est expliquée en détail plus loin dans ce document.
Main
L'onglet Main contient les informations essentielles comme le nom du rapport (Alias) et le champ commentaire (Comment) qui permet de personnaliser le rapport sans que ce champ ne soit affiché sur le rapport généré.
Le champ Report Template File contient le modèle Word ou Excel sous forme de fichier attaché. Lors de la génération du rapport, le fichier est utilisé pour être rempli par toutes les informations demandées (nombres, textes, graphiques, tables...).
Le champ Report File Name sera le nom du fichier rapport final généré. Le rapport étant généré manuelleùment, la date et l'heure sont généralement affiché dynamiquement à l'aide des mots clés suivants : %Y (pour l'année en cours), %M (mois en cours) et %D (jour en cours). Exemple, le fichier nommé DesktopAudit_Week_%Y%M%D deviendra le rapport DesktopAudit_20130419.doc si ce dernier est généré le 19 avril 2013.
Le champ Report File Format doit être exactement l'extension du fichier attaché. si l'option Compression Zip File est sélectionnée, le rapport généré sera zippé avant d'être rattaché au document Report.
Data Origin
L'onglet Data Origin permet la selection des données à extraire des bases Desktop Manager qui seront insérées lors de la génération du rapport final. Les informations affichées sont toujours une extraction des champs Notes des documents d'une base Desktop Manager contenant les informations d'Audit, comme la version des clients Notes, les informations de paramétrage du client Notes, etc. En fonction du type de rapport (Word ou Excel), vous n'avez pas les mêmes champs à spécifier : Reportez-vous aux documents suivants pour les spécificités propres liés au format du rapport.
La génération d'un rapport est une selection des informations existantes contenu dans les bases Desktop Manager. Vous pouvez combiner plusieurs types de document dans le même rapport (documents User ou Notes Install).
Delivery Options
L'onglet Delivery Options vous permet de choisir le mode de diffusion du rapport final :
Si l'option Attach the Report File to a document est sélectionné, le rapport final est attaché dans un nouveau document créé dans la base Desktop Manager, dans la vue Audit Results / Report / Results. Les documents rapports (Reports) peuvent-être automatiquement supprimés via le champ de purge Purge delay.
De plus, le rapport peut-être automatiquement envoyé via l'option Send the Report file by Mail. Dans ce cas, veuillez-remplir les champs Sender Name, Recipient Names et Subject pour permettre l'envoi d'un email avec le rapport en pièce jointe (les groupes sont autorisés et le champ Recipient Names est multi-valué).
Finalement, le rapport peut également être rattaché à un nouveau document dans une base tiers. Si vous avez besoin de champs supplémentaires dans le document, vous pouvez sélectionner le nombre de champs ainsi que les valeurs appropriées dans les champs Field Name, Field Value et Field Type à l'aide de l'option Extra Fields.
Appearance
L'onglet Appearance permet de modifier les paramètres d'interfaces des rapports :
La section Regional Settings permet de spécifier le séparateur décimal (Decimal Symbol) et le séparateur des chiffres (Digit Grouping Symbol) pour le formattage des nombres dans les rapports.
Note : l'onglet n'est pas disponible lorsque vous générez des rapports de type Excel.
@Formula Repository
L'onglet @Formula Repository est utilisé pour garder le modèle le plus simple possible. Vous pouvez donc déposer vos @Formula dans cet onglet et ne reporter uniquement le numéro des formules dans le document Template. Par exemple, insérer [#1] dans le document Template pour permettre l'affichage du résultat de la formule lors de la génération du rapport final.
Note : l'onglet n'est pas disponible lorsque vous générez des rapports de type Excel.
Action List
Le dernier onglet Action List est uniquement disponible pour les rapports de type Excel. Il permet la création et la gestion de lignes et colonnes supplémentaires afin de simplifier la génération d'un rapport.
Exemple : dans l'onglet Data Origin (2ème onglet du document Report Template), vous avez spécifié dans la dernière section que la colonne contenant le label [MAIL_SERVERS] affichera le résultat de la formule rempli dans le champ @Formula, mais en ajoutant également l'action Unique_case, comme ci-dessous :
Dans l'onglet Action List, vous reportez le nom de votre action dans le champ Action Name, puis avez la possibilité de définir des actions automatiques pour les lignes (Rows) et 3 colonnes (Columns) suivantes. Dans l'exemple ci-dessous, les lignes sont fixées au nombre de 10, avec 2 colonnes supplémentaires : la 1ère (#+1), affiche le résultat de la @Formula (définie dans l'onglet Data Origin) et la 2ème (#+2) permet d'afficher le résultat numérique de la @Formula ((Mail_CurrentSize/1024)/1024) :
Note : En sélectionnant NONE dans le champ #+3 de l'option Operator, la 3ème colonne est inactive.
3. Créer un rapport Word |
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Pour créer un rapport Word, sélectionnez Word dans le champ Report File Format et attachez un fichier Word dans le champ Report Template file. Il est probablement plus simple de commencer avec un des exemples de fichiers Word fournis avec le produit et de le modifier pour vos propres besoins. Word ou Office 2003 (ou plus récent) doit être installé sur le poste d'où vous générez les rapports.
Dans le 2ème onglet Data Origin du modèle de rapport (Report Template), vous devez impérativement sélectionner la base Desktop Manager User dans le champ Desktop Manager Source. Puis dans la section suivante, l'utilisation du champ Number spécifie le nombre de documents à selectionner et Document ID permet la sélection des documents d'audit sur lesquels vous souhaitez extraire l'information à afficher dans le rapport.
Exemple :
Ci-dessous, un exemple de modèle de rapport Word, le moteur de rapport remplacera automatiquement les noms des champs ([Fullname], [Shortname], [InternetAddress], etc) afin d'y insérer la valeur des champs des documents d'Audit que vous souhaitez voir apparaître dans le rendu :
Le modèle Word :
Le rapport généré :
4. Créer un Rapport Excel |
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Pour créer un rapport Excel, veuillez selectionner Excel dans le champ Report File Format, et attachez un document Excel dans le champ Report Template file. Il est probablement plus simple de commencer avec un des exemples de fichiers Excel fournis avec le produit et de le modifier pour vos propres besoins. Excel ou Office 2003 (ou plus récent) doit être installé sur le poste d'où vous générez les rapports.
Un rapport Excel est un bon choix pour créer des listes triées comme un "Top 10 des serveurs de messagerie". Utilisez l'onglet Data Origin montré dans l'image ci- dessous pour spécifier quelles données sont désirées dans le rapport.
Par exemple, après avoir sélectionné la base Desktop Manager User ainsi que les documents cibles dans la section Data Origin, utilisez le champ Title Cell depuis la section Excel Data Cells pour spécifier une chaîne de caractère (ou mot clé) présente dans le fichier Excel que le moteur de rapport recherchera et qui sera remplacée par le résultat du champ @Formula (comme "Top 10 Mail Server") dans le fichier Excel généré.
Dans la section suivante, Excel Data Rows, le champ Maximum Number of rows limite les résultats au nombre specifié (100 dans l'image ci-dessous) . L'exemple de rapport montré ci-dessous va extraire les noms des serveurs de messagerie ([MAIL_SERVERS]) ainsi que le nombre d'utilisateurs et la taille des bases courriers par l'intermédaire de l'action Unique_case (voir le document Création d'un modèle de rapport pour l'explication de l'onglet Action List ) :
Exemple :
Voici un modèle de rapport Excel et son rendu côte à côte. Les cellules du modèle montrent le contenu de mot clé comme [TITLE], [MAIL_SERVERS], etc, permettant au moteur de rapport de remplacer ces mots clés par leurs valeurs. De manière générale, le moteur de rapport calcule les valeurs des champs @Formula et parcours ensuite le rapport Excel en quête de la place idoine ou insérer les données.
Le modèle Excel : Le rapport Excel généré :
5. Générer un rapport |
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Ouvrez la vue Audit Results / Report / Report Setup, sélectionnez le rapport à créer et cliquez sur le bouton . Vous n'avez pas besoin de déployer les binaires spécifiques à la génération des rapports, car le bouton
s'en charge automatiquement.
Visualisation d'un rapport
Une fois le rapport généré, vous trouverez un nouveau document dans la vue Audit Results / Report / Results, contenant votre rapport, comme ci-dessous :
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