Administration Actions

		1. Liste des Administration Actions
		2. Création d'un document Administration Action
		3. Administration Actions spécifiques

Les actions d'administration sont utilisées pour purger la base des documents inutiles (résultats d'audit trop anciens, Tâches périmées...) et pour maintenir à jour les documents de Setup dont les membres sont dépendants du NAB (groupes ou @formula).

Pour lancer les actions d'administration, il faut :

- soit programmer l'agent To Schedule : Administration Actions depuis le Designer Notes. Il convient de planifier le lancement de cet agent une fois par jour, dans la nuit. Les fréquences des actions d'administration sont paramétrables dans le document les concernant.

- soit utiliser le bouton  de la vue Administration / Administration Actions en sélectionnant des documents Administration Action créés pour chaque action que l'on souhaite mettre en place.

Il existe 10 actions d'administration possibles :

• Delete people not in NABs : Supprime de la base tous les documents provenant de la phase d'audit pour les personnes ne se trouvant plus dans les carnets d'adresses définis dans les documents Setup ou sur celui du serveur où est placée la base Desktop Manager. Cela permet d'éliminer de la base les documents qui ne seront plus jamais mis à jour.
  
  
• Remove Duplicated Users : Supprime de la base tous les documents appartenant à des utilisateurs n'ayant pas ouvert la base depuis un délai suppérieur à 2 semaines (late users) seulement s'il existe dans la base des documents actifs appartenant au même utilisateur (même FullName mais clé unique Desktop Manager différente). Ces documents à supprimer résultent généralement d'un changement de machine pour l'utilisateur ou d'une ré-installation du client Notes, ce qui génère une clé unique différente, donc une nouvelle arborescence de documents. L'ancienne arborescence n'étant donc plus utilisée, elle bascule en late users.
  
  
• Purge outdated Audit documents : Supprime de la base tous les documents provenant de l'Audit qui sont attachés à un document User qui n'a pas été utilisé depuis plus d'un mois (en Silent ou en Full mode). Cela permet de supprimer de la base les documents d'audit qui de toute façon ne sont plus à jour. Le document User est conservé dans la base.
  
  
• Remove Orphan Documents : Supprime de la base tous documents provenant de l'audit qui ne sont plus rattachés à un document User valide. Ces documents orphelins sont généralement le résultat d'une suppression de documents qui n'a concernée qu'une partie de l'arborescence des documents rattachés sous le document principal User.
  
  
• Purge Completed Single User Tasks : Supprime de la base tous les documents de type Tâche Mono-Utilisateur qui sont terminées depuis plus de 2 semaines. Permet de nettoyer de la base Desktop Manager tous les documents de maintenance qui ne présentent aucun intérêt de conservation sur le long terme.
  
  
• Process Expired Tasks : Passe à l'état Step 4 - Task Has Expired tous les documents de type Tâche dont le délai d'expiration (par défaut 30 jours) aurait été dépassé par rapport à la dernière date de modification.
  
  
• Move Users To User Databases : Permet de déplacer les fiches User présentes dans la base Desktop Manager vers la base Desktop Manager User associée. Cette action est utilisée uniquement dans le cas où on passe d'une architecture Mono base (1 base Desktop Manager contenant les paramètres et les résultats d'audit) à une architecture Multi-Bases (1 base Desktop Manager avec les paramètres et une base Desktop Manager User avec les résultats d'audit).
  
  
• Purge obsolete Profile in User documents : Supprime des documents User les Profiles qui n'existent plus dans la base Desktop Manager.
  
  
• Update Setup User List : Calcule les formules de sélection (Administrateurs des Tâches, sélection des utilisateurs par Formula ou PickList) pour l'ensemble des documents Setup le nécessitant et déclarés dans le document Administration Action. L'évaluation des @Formula ou la résolution des membres de groupes peut amener de nouveaux utilisateurs dans la base (pré-enregistrement possible).
  
  
• Send Install Mail to New Users : Envoi automatiquement un message d'installation vers les nouveaux utilisateurs amenés dans la base par Update Setup User List. Le choix du message à envoyer (parmi ceux disponibles) se fait en recherchant le nom du Setup auquel est associé l'utilisateur dans titre du document Mail. Par exemple, si vous définissez un document de Setup appelé SETUP_KING, il vous suffira d'appeler le document Mail Mail For SETUP_KING pour que cela fonctionne (le nom du document Mail contient le nom du document de Setup).

Les documents Administration Action sont créés dans la base Desktop Manager, au moyen du bouton  de la vue Administration / Administration Actions. Pour que ces documents soient valides, il faut renseigner un certain nombre de champs :

Action

History

Dans la vue Administration / On Error Users :

 : Supprime la liste des messages d'erreurs présents dans le document User. Il est important de nettoyer cette zone afin que le document User ne soit plus affiché dans la vue Error. Cela permet de conserver une vue Error n'affichant que les problèmes non encore résolus ou traités.

Dans la vue Audit Results / Local Log Events :

 : Cette action permet de vider les 5 zones d'affichages des messages erreurs du fichier Log.nsf local (Misc Events, Mail Routing Events, Replication Events, Security Events, Newsgroup) une fois qu'ils ont été pris en compte. Cela permet de conserver une vue Local Log Events n'affichant que les messages d'erreur récents.

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