Administration de l'application

		1. Modification des documents User
		2. Gestion des messages d'erreur
		3. Audit des bases Desktop Manager
		4. Mise à jour de l'application
		5. Suppression de l'application

 

1. Modification des documents User

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Les documents User contiennent à la fois les résultats de l'audit de la partie hardware / software du poste mais également les options de paramétrage de Desktop Manager :

 

Parmi ces options, beaucoup peuvent être modifiées après l'installation :

• Utiliser la clé courte (qui ne contient pas le nom de la machine) plutôt que la clé longue
• Ajouter / Enlever des Profiles
• Changer le choix de la langue pour l'utilisateur (US/FR/DE/ES...)
• Définir / Modifier les Keywords de l'utilisateur (@User1, @User2 et @User3)
• Changer la base Desktop Manager de référence (nom du serveur hébergeant la base, chemin de la base sur le serveur)
• Changer les options de démarrage automatique (fréquence, jours...)

Pour cela, il suffit d'ouvrir le document User et de modifier directement les options choisies. Si les modifications doivent être appliquées à plusieurs dizaines d'utilisateurs, il peut être long d'ouvrir et de modifier tous ces documents les uns après les autres. Pour modifier plusieurs documents User d'un seul coup, il suffit de les sélectionner depuis les vues Audit Results ou depuis la vue Administration / User DskMgr Settings et de cliquer sur le bouton  de la vue.

Une fenêtre présentant les différentes options qu'il est possible de modifier apparaît à l'écran. Comme il est probable que l'on ne veuille pas modifier toutes les options modifiables, il faut commencer par sélectionner les options que l'on souhaite modifier, en cochant la case correspondante dans la colonne Enforce :

Dans l'exemple précédent, on souhaite modifier le nom du serveur hébergeant la base Desktop Manager utilisée, on coche donc la case correspondante dans la colonne Enforce et on indique le nom du nouveau serveur. Par contre, on ne modifie pas les autres options.

Les options Add Profiles et Remove Profiles ne comportent pas de case à cocher car les noms des profiles spécifiés sont ajoutés ou retranchés de la liste des profiles actuellement associés à l'utilisateur. Si on précise qu'on veut supprimer un Profile alors que celui-ci n'est pas associé à un des utilisateurs sélectionnés, il ne se passera rien. De même, si on veut ajouter un Profile à un utilisateur ayant déjà ce Profile, il ne se passera rien. La seule case à cocher existante est celle devant l'option User Profiles, car il s'agit ici de remplacer tous les Profiles des utilisateurs par la liste fournie en paramètre.

Il est également possible de supprimer les messages d'erreurs présent dans les documents User ou d'effacer la date de dernière exécution d'un Profile afin de forcer à nouveau son exécution (pour les Profiles ne s'exécutant qu'à une fréquence donnée) :

 

Les options de purge des Log d'erreur ou des dates d'exécution sont également disponibles comme Reset Actions au niveau du document User où il existe en plus la possibilité de purger la date d'exécution d'une Tâche :

Dès que l'on a finit de sélectionner les options et de modifier les valeurs, il suffit de cliquer sur le bouton  de la fenêtre pour que les documents User sélectionnés soient immédiatement modifiés.

 

2. Gestion des messages d'erreur

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Comme les actions menées par l'application Desktop Manager sur les postes des utilisateurs sont nombreuses et variées (Installation des composants de l'application, Audit de la configuration du poste, Exécution des Tâches, Application des Profiles), tous les processus entrant en jeu dans la gestion du poste client ont la capacité de produire des logs en cas d'erreur.

Les messages d'erreur sont localisés dans les documents en rapport avec l'erreur :

- Pour une erreur survenue lors de l'exécution d'une Tâche Mono-Utilisateur, le message d'erreur sera placé dans le document Tâche correspondant, visible dans les vues Notes Configuration / Tasks.

- Pour une erreur survenue lors de l'Installation de l'application sur le poste, lors de l'Audit de la configuration, lors de l'exécution des Tâches Multi-Utilisateurs ou lors de l'application de Profiles, le message d'erreur sera placé dans le document User associé au poste. Tout document User contenant des messages d'erreur sera visible dans les vues d'Audit (icône ) et dans la vue Administration / On Error Users de la base.

Mis à part la liste des personnes pré-enregistrées qui ne sont pas encore rentrées dans la base (- Never entered in database Users), les autres documents présents dans la vue Administration / On Error Users reflètent un problème apparu sur le poste de l'utilisateur.

 

3. Audit des bases Desktop Manager

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La partie inférieure des documents Database (vue Administration / Architecture / Database Information) est utilisée pour présenter les statistiques relatives au contenu de la base Desktop Manager (volumétrie, activité, documents, éléments de design, ACL et réplication) afin de s'assurer de la bonne santé des bases. De plus, les éléments significatifs (taille, nombre de documents) sont affichés dans les colonnes de la vue Administration / Architecture / Database Information.

 

Ces statistiques sont construites / mise à jour en sélectionnant le ou les documents Database dans la vue Administration / Architecture / Database Information et en appuyant sur le bouton . Le composant DskMgrTask.exe est lancé en arrière plan et une petite icône Desktop Manager () est affichée dans la barre de tâche Windows pendant la durée du traitement.

Il est possible de planifier une mise à jour automatique de ces statistiques en installant directement le composant DskMgrTask.exe sur les serveurs Domino 32 bits (sous Windows) hébergeant les bases Desktop Manager. Le lancement de l'exe sur un serveur va provoquer la mise à jour de tous les documents Database correspondant à des bases (DskMgr ou DskMgrUser) hébergées sur ce serveur.

Le lancement de l'exe se fait au moyen d'un document Program du NAB. La ligne de commande est la suivante :

DskMgrTask.exe InfoNSF <chemin de la base Desktop Manager> ALL

 

 

4. Mise à jour de l'application

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La livraison d'une nouvelle version de l'application Desktop Manager est susceptible d'apporter de nouvelles fonctionnalités, de prendre en compte les spécificités des nouvelles versions de Notes et de corriger des problèmes existants ou apparus dans la version précédente. Il est donc important d'installer cette nouvelle version sur le serveur de production, en remplacement de la précédente.

La nouvelle version qui est livrée se présente sous la forme habituelle, c'est à dire la base Notes DskMgr.nsf qui contient tous les éléments (documentation, binaires, ...). Il n'y a pas de mise à jour ne contenant qu'une partie des éléments, tout est systématiquement re-livré.

Mise à jour des bases DskMgr et DskMgrUser sur le serveur

Comme la mise en place d'une nouvelle version de l'application s'apparente à une nouvelle installation, il faut déjà maîtriser les étapes et les contraintes associées à une installation en partant de zéro (cf Installation Serveur, Installation Client). Les différentes étapes pour mettre à jour une version en production de l'application Desktop Manager sont les suivantes :

1 - Préparer la nouvelle base Desktop Manager

• Signer la nouvelle base avec l'ID utilisé pour signer la base en production.
• Copier la LCA de la base Desktop Manager en production dans la nouvelle base.
• Extraire la base DskMgrStart.nsf (vue Binaries) sur le disque et la signer avec un ID compatible avec les LCE des postes d'administration. La replacer ensuite dans son document, dans la nouvelle base. Attention à ne pas modifier l'ODS de la base. Pensez à supprimer la base DskMgrStart.nsf du disque où elle a été extraite.
• Dans le cas où l'ancienne base a subi des modifications (personnalisation, ajout de vues, création d'agents), il faut transférer dans la nouvelle bases tous les élements de Design nécessaires.

2 - Tester la nouvelle base Desktop Manager

• Copiez la nouvelle base sur un serveur Domino.
• Transférez dans la nouvelle base les documents de paramétrage présents dans la base Desktop Manager en production (Setup, Profile, Template, Preference, Hook...) et mettez à jour le document Reference.
• Ouvrez la nouvelle base Desktop Manager depuis un poste client et vérifier que tout se passe bien (installation, exécution) sans recevoir de messages d'erreur ou d'alertes ECL.

3 - Mettre à jour l'ancienne base avec la nouvelle

• Faites un backup de la base Desktop Manager en production. Copier la base mais ne prenez que les éléments de structure. Si quelque chose devait mal se passer pendant le remplacement de Design, au moins, vous pourrez utiliser cette version pour tout restaurer.
• Mettre à jour les composants de la base en Supprimant les anciens documents de la vue Administration / Architecture / Install Files et en Transférant l'ensemble des documents de la vue Install Files (DskMgr.dll, DskMgr.exe, DskMgrTask.exe, nDskMgrHook.dll et DskMgrStart.nsf) de la nouvelle base Desktop Manager vers l'ancienne.
• Mettre à jour la documentation en Supprimant les anciens documents de les vues Documentation et en Transférant l'ensemble des documents des vues Documentation de la nouvelle base vers l'ancienne.
• Créer un fichier NTF à partir de la nouvelle base DskMgr.nsf et Remplacer le Design de la base existante par celui de la nouvelle base.
• Mettre à jour les documents Setup, Template, Preference, Hook et Profiles en les ouvrant et en les ré-enregistrant. De cette manière, si de nouveaux champs sont apparus dans les masques, ils seront intégrés avec leur valeur par défaut dans les documents. Vous pouvez utiliser pour cette opération les boutons  et depuis les vues Administration / Setup / Setup Documents et Notes Configuration / Profile / Profile Documents.
• Mettez à jour le document Reference en cliquant sur le bouton  depuis les vues Administration / Setup / Setup Documents ou Administration / Architecture / Reference.
• Reconstruire les index de vue de la base en appuyant sur les touches Ctrl-Shift-F9 une fois la base ouverte, ou en lançant la commande load updall <chemin_base> depuis la console du serveur.
• Si vous utilisez une architecture multi-bases (DskMgr et DskMgrUser), vous devez créer un Template pour la base DskMgrUser en utilisant le bouton  présent dans la vue Administration / Architecture / Install Files. Remplacez ensuite le Design de vos bases DskMgrUser avec ce Template.
• Vérifiez que les agents planifiés (ex : To Schedule : Administration Actions) le sont encore.

4 - Vérifier les points suivants

• Si vous migrez d'une version 1.x à une version 2.x, vérifiez bien que le rôle [HELPDESK] est créé dans la LCA de la base Desktop Manager. Il vous faudra également ré-enregistrer les documents de paramétrage (Setup, Profile, Template, Mails, ECL, Documentation) pour que ceux-ci bénéficient d'un champ Lecteur leur permettant d'être visible aux utilisateurs ayant le rôle [HELPDESK]. Concernant les documents des utilisateurs, au fur et à mesure de leur mise à jour lors des exécutions en mode Full, il se rendront visibles aux utilisateurs ayant le rôle [HELPDESK].
• Si vous migrez d'une version 2.x à la version 2.4, vérifiez bien que les rôles [TASK_LEVEL_1], [TASK_LEVEL_2] et [TASK_LEVEL_3] sont bien présents dans la LCA. Affectez ces rôles aux personnes en charge du Help Desk, pour les autoriser à créer des Tâches. Pour obtenir le détail des droits offerts par ces 3 niveaux de rôles, consultez la documentation sur les Tâches.
• Si vous migrez d'une version 2.x à la version 2.4, vérifiez tous vos document de Setup (ouvrir / enregistrer) et si besoin, planifiez l'exécution de l'agent To Schedule : Update Setup User List pour maintenir la liste des utilisateurs des documents de Setup à jour.
• Si vous migrez d'une version 2.x à la version 2.4, vous pouvez planifier l'exécution de l'agent To Schedule : Update User with NAB information si vous avez des utilisateurs disposant d'une réplique locale de la base Desktop Manager sur leur poste. Cet agent va créer dans la base Desktop Manager un document contenant toutes les informations du NAB pour les utilisateurs disposant d'une réplique locale. Ce document est répliqué dans la base locale et au démarrage de Desktop Manager les informations du NAB pour la personne sont récupérées dans ce document (ce qui économise une connexion au serveur et la lecture des données de la fiche Person dans le NAB).
• Si vous migrez d'une version 2.x à la version 2.4, exécutez une fois l'agent nommé Run Once : Add Reader field to Multiple User Task documents. Cet agent va vérifier les documents Tâches Multi-utilisateurs afin d'ajouter un champ lecteur si besoin. Il peut arriver que ce champ manque et que les documents soient inutilement visibles pour tous les utilisateurs.
• Si vous migrez d'une version 2.x à la version 2.5, vous devez créer / mettre à jour le document Reference. Placez vous dans la vue Setup / Setup ou dans la vue Architecture / Reference et cliquez sur le bouton .
• Si vous migrez d'une version 2.x à la version 2.6, vous ne devez plus utiliser la librairie DskMgrConstantLib pour y définir les chemins d'installation par défaut du composant DskMgr.dll. Copiez désormais les chemins des répertoires où vous souhaiter installer le composant dans le champ Prefered DskMgr Dll files folder Path List des documents de Setup.
• Si vous migrez en version 2.7, vous aller basculer d'une architecture connectée (la base locale DskMgrStart.nsf lance la base DskMgr.nsf du serveur) à une architecture non connectée (la base DskMgrStart.nsf est autonome).
• Si vous migrez en version 2.8, les paramètres de Desktop Manager ne sont plus dans le Notes.ini mais dans le fichier DskMgrParam.ini. Ils peuvent cohabiter dans les deux fichiers le temps que tous les composants 2.8 soient installés et actifs sur le poste.

Si la base Desktop Manager est répliquée sur plusieurs serveurs, les nouveautés seront transmises par réplication, il ne faut donc pas procéder à une mise à jour des composants sur toutes les instances. En revanche, si les différentes bases ne répliquent pas, il faut alors répéter toutes les étapes précédentes avec toutes les bases disponibles. Si seuls les documents répliquent, il faudra effectuer un remplacement de modèle de base sur tous les serveurs.

Pour vérifier que tout s'est bien déroulé, il suffit d'ouvrir la base en mode administrateur de l'application (rôle [ADMIN] ou [HELPDESK] dans la LCA) et de vérifier la présence des documents dans les vues. Il faut ensuite utiliser un poste client témoin pour accéder à la base (en mode utilisateur) et tester l'audit du poste.

Mise à jour des composants sur le poste client

Si la mise en place d'une nouvelle version de la base sur le serveur est rapidement effectuée, la mise à jour des composants déployés sur les postes clients est plus complexe de part le nombre de machines à impacter. Dès le départ, l'application Desktop Manager a été conçue pour mettre à jour automatiquement les composants déployés sur les postes clients. Lors de chaque ouverture de la base locale Desktop Manager Starter (DskMgrStart.nsf), un processus de mise à jour vérifie si de nouveaux composants sont disponibles dans la base (documents Binaries pour DskMgr.dll, DskMgr.exe, DskMgrTask.exe, nDskMgrHook.dll et DskMgrStart.nsf), et si cela est le cas, ces nouvelles versions sont déployées sur les postes en remplacement des anciens. Le transfert dans la base locale des nouveaux composants présents dans la base du serveur se fait lors de la synchronisation des données, en arrière plan.

Pour l'administrateur de la base, il est possible de suivre la mise à jour des composants sur les postes utilisateur en accédant à la section Steps TimeDate du document User. Pour chaque composant installé, nous disposons de sa date d'installation et de sa date de dernière mise à jour (à droite) :

Dans son mode de fonctionnement natif, la mise à jour des composants sur le poste sera donc transparent pour l'utilisateur et complètement automatique pour l'administrateur. En cas de problème, celui-ci pourra toutefois consulter la date de dernière mise à jour dans le document lié à l'utilisateur.

Dans le cas où il a été précisé dans le document Setup dont dépend l'utilisateur que la mise à jour des composants ne devait pas être prise en charge par l'application elle même (Update DskMgr Dll and Exe non sélectionnée), c'est aux équipes système de déployer sur tous les postes client les composants DskMgr.dll, DskMgr.exe, DskMgrTask.exe et nDskMgrHook.dll. Il faudra bien sûr les copier en lieu et place des anciens fichiers.
Pour déterminer si un composant a évolué entre deux versions de Desktop Manager et nécessite donc d'être re-déployé sur les postes, il suffit de se reporter à son numéro de version, disponible dans la vue Administration / Architecture / Install Files :

 

5. Suppression de l'application

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Suppression des composants sur le poste client

Pour supprimer tous les composants Desktop Manager d'un poste client, il suffit d'utiliser l'agent Uninstall Desktop Manager depuis une Tâche ou un Profile. Le plus gros du travail se fera à la fermeture du client Notes, via le DskMgr.exe. Le client Notes n'étant plus en mémoire, l'exécutable pourra supprimer tous les fichiers et les bases utilisés.

Liste des actions réalisées par l'agent de désinstallation :

• Suppression du document Program du NAB local utilisé pour vérifier que Desktop Manager se lance régulièrement.
• Suppression de toutes les lignes liées à Desktop Manager dans le Notes.ini.
• Suppression de la base locale Desktop Manager Starter (DskMgrStart.nsf).
• Suppression des icônes des bases Desktop Manager de l'espace de travail.
• Suppression des bases Desktop Manager du Bookmark.
• Suppression des fichiers binaires de Desktop Manager (DskMgr.dll, DskMgr.exe, DskMgrTask.exe et nDskMgrHook.dll).
• Modification des raccourcis Notes pour supprimer le DskMgrStart.nsf de la liste des paramètres.
• Suppression des fichiers de backup de l'espace de travail (DskMgrWorkspace_*.bin).
• Suppression des fichiers de Paramétrage (DskMgrParam.ini et DskMgrSession.ini).
• Suppression des fichiers de Script (DskMgr.ini, DskMgrPost.ini et DskMgrPre.ini).
• Suppression des répertoires où sont installées les binaires Desktop Manager (s'ils sont vides).
• Création d'un entrée dans la base de Registre pour la suppression du DskMgr.exe au prochain redémarrage de Windows.

Comme l'exécution des actions précédentes sont réalisées avec les droits de l'utilisateur, il faudra s'assurer qu'il ait les droits nécessaires pour effectuer les suppressions et les modifications. Si les fichiers binaires ou les raccourcis ont été déployés ou modifiés par un package, il faudra probablement ré-utiliser des outils systèmes (avec des droits administrateur) pour supprimer et modifier les fichiers.

Suppression des bases DskMgr et DskMgrUser des serveurs

Il est logique d'attendre que l'agent de dé-installation ait tourné sur les postes des clients avant de supprimer les bases Desktop Manager des serveurs. Au fur et à mesure de son exécution sur les postes, les documents d'audit ne seront plus mis à jour et et il sera aisé de vérifier quels sont les utilisateurs exécutant encore Desktop Manager sur leurs postes.

Il suffira ensuite de supprimer les bases Desktop Manager (DskMgr et DskMgrUser) des serveurs sur lesquels elles sont installées. Il n'est pas nécessaire d'attendre la dé-installation de TOUS les utilisateurs.

 

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