La zone Sites est accessible via l'icone présente au milieu du navigateur de gauche du module d'administration de l'Archive Portal. On y retrouve l'ensemble des Sites hébergés par l'Archive Portal, qu'ils soient publiés (visibles par les utilisateurs) ou non publiés. Les actions présentes aux niveaux des différents onglets permettent d'administrer les Sites (ajout, suppression, publication, modification des propriétés, modifications des LCA, calculs des index...). La zone Sites est découpée en 3 onglets :

• Online : Liste des Sites publiés sur l'Archive Portal (accessibles aux utilisateurs).
• Ongoing : Liste des Sites en cours de publication (non accessibles aux utilisateurs).
• All : Liste de tous les Sites de l'Archive Portal (publiés ou non).

Onglet Online

L'onglet Online affiche l'ensemble des Sites actuellement publiés sur le Portail d'Archive, qui sont donc accessibles aux utilisateurs.

Les informations affichées dans les colonnes de la vue sont les suivantes :

• Icone du site.
• Title : Nom du site.
• # Documents : Nombre de documents.
• Size : Taille des données (en MB).
• Owner : Nom du propriétaire.
• Type : Type du Site.
• Language : Langue du Site.
• Categories : Liste des Catégories.

Pour accéder à un site, comme le ferait un utilisateur, il suffit de sélectionner le Site en cliquant sur sa ligne et d'appuyer sur le bouton présent à droite de l'écran. Vous pouvez modifier la LCA ou les propriétés d'un ou plusieurs sites en les sélectionnant et en utilisant les entrées ACLs et Properties du bouton . 

Modification des Propriétés

Si vous modifiez les propriétés d'un seul site, les propriétés actuelles seront affichées dans la fenêtre de dialogue qui va s'afficher :

Il vous suffira de modifier ou de compléter les informations existantes avant la mise à jour, via le bouton .

Si vous voulez modifier les propriétés de plusieurs sites d'un coup, il vous suffit de sélectionner tous les sites souhaités avant de cliquer sur Update Site / Properties. La fenêtre de dialogue qui va s'afficher vous permettra de sélectionner quelle(s) propriété(s) vous souhaitez modifier et d'indiquer sa nouvelle valeur :

Pour les propriétés multivaluées comme les catégories, vous pouvez soit indiquer les nouvelles valeurs (en cochant New Categories et en donnant les nouvelles valeurs) soit ajouter ou supprimer des catégories à celles déjà existantes en utilisant les entrées Categories to Add et Categories to Remove. La validation des modifications se fait en utilisant le bouton .

Modification des LCA

Si vous modifiez la LCA d'un seul site, les entrées de la LCA du site seront affichées dans la fenêtre de dialogue qui va s'afficher :

Vous pouvez ajouter de nouvelles entrées en utilisant le bouton puis en validant via le bouton . Le type et le niveau d'accès des entrées se modifient en sélectionnant la valeur dans les menus déroulants. Les noms des rôles sont à saisir directement dans le champs dédié (la virgule sert de séparateur multi valeurs). Vous pouvez supprimer un entrée existante en utilisant le bouton . La validation finale de toutes les modifications se fait en utilisant le bouton .

Si vous voulez modifier la LCA de plusieurs sites d'un coup, il vous suffit de sélectionner tous les sites souhaités avant de cliquer sur Update Site / ACLs. La fenêtre de dialogue qui va s'afficher vous permettra de sélectionner quelle entrée vous souhaitez ajouter ou supprimer :

Vous devez utiliser le le bouton afin de sélectionner le nom de la personne à ajouter ou à supprimer. Pour ajouter une nouvelle entrées aux LCA des sites sélectionnés, cliquez sur le bouton . Pour modifier une entrée LCA existante, cliquez sur le bouton . Pour supprimer une entrée des LCA des sites sélectionnés, cliquez sur le bouton . Pour modifier les entrées -Default- ou Anonymous, il vous suffit de saisir leur nom dans la zone texte dédiée au nom.

Onglet Ongoing

L'onglet Ongoing affiche l'ensemble des Sites actuellement en cours d'intégration dans le Portail d'Archive et qui ne sont donc pas encore accessibles aux utilisateurs. Pour qu'un site puisse être publié, il convient tout d'abord de l'intégrer au portail puis de construire les différents index (Sécurité, Full Text, Vues) et ensuite de changer son statut de publication. L'onglet Ongoing permet de suivre le bon déroulement des différentes étapes d'intégration d'un site dans l'Archive Portal.

Les informations affichées dans les colonnes de la vue sont les suivantes :

• Icone du site.
• Title : Nom du site.
• Name : Nom court du site utilisé dans les URL d'accès aux ressources.
• Replica ID : Replica ID du site (utilisé pour la résolution des liens documents inter-sites).
• Folder Path : Chemin du dossier contenant les données du site.
• # Documents : Nombre de documents.
• Size : Taille des données (en MB).
• Status : Statut de la publication du site (en ligne , hors ligne , en cours de suppression ).
• Security : Etat de création de l'Index de Sécurité (créé , pas créé , en cours de création ).
• FullText : Etat de création de l'Index de Recherche Full Text (créé , pas créé , en cours de création ). L'icône est utilisée à la place de pour indiquer un index Full Text qui a indexé le contenu des fichiers (Word, Excel, PowerPoint, PDF, fichiers textes...) attachés dans les documents.
• Views : Etat de création des Index de Vues (créés , pas créés , en cours de création ).

Tout comme pour l'onglet Online, vous avez la possibilité ici d'ouvrir un site via le bouton ou de modifier les propriétés des sites ou leurs LCA via le bouton .

Pour ajouter un ou plusieurs site à l'Archive Portal, il faut utiliser les entrées du bouton :

• Add One Site : On va ajouter manuellement 1 site et saisir toutes les informations utiles.
• Upload Sites File : On va utiliser un fichier qui contient les définitions de plusieurs sites.

Pour ajouter un seul site, il conviendra de remplir les champs de la fenêtre de dialogue et d'appuyer sur le bouton :

• Site Name : Nom court unique utilisé dans les URL. Il faut éviter les espaces, les caractères accentués, les caractères spéciaux (virgules, points, point virgule, deux points...).
• Site Folder : Chemin du dossier où sont stockées les données du site.
• Site Status : Statut de publication du site (visible ou non des utilisateurs).
• Create Search Index : Demande à ce que l'index de recherche Full Text soit généré immédiatement.
• Create Security Index : Demande à ce que l'index de Sécurité soit généré immédiatement.
• Create View Index : Demande à ce que les index de vues soient générés immédiatement.

Pour ajouter plusieurs sites d'un seul coup, il vous suffit de télécharger le fichier texte créé depuis l'Extraction Station, dont un exemple de contenu est présenté ci-dessous :

Site=C125818E0043684A,FolderPath=E:\AP_Data\Arch2023\,Status=ONLINE,SecurityIndex=YES,FTIndex=YES,ViewIndex=YES
Site=C125818E00435A7F,FolderPath=E:\AP_Data\Arch2024\,Status=ONLINE,SecurityIndex=YES,FTIndex=YES,ViewIndex=YES
Site=C125818E00436EB0,FolderPath=E:\AP_Data\Arch2025\,Status=OFFLINE,SecurityIndex=NO,FTIndex=NO,ViewIndex=NO

On y retrouve les mêmes informations que celles saisies manuellement pour un site. Le Site Name est déduit du nom du répertoire contenant les données. Le Replica ID ne contient pas de séparateur. Les valeurs possibles pour le Status sont ONLINE ou OFFLINE. Les valeurs possibles pour la création des Index sont YES ou NO.

Pour la création des différents index, il suffira de sélectionner un ou plusieurs sites et d'utiliser les entrées du menu :

• Security Index : Création de l'Index de sécurité (premier index à créer).
• Search Index : Création de l'index de recherche Full Text (indispensable pour autoriser la recherche dans le site).
• View Index : Création des index de vues du site.

Pour changer le statut de publication des sites, il suffira de sélectionner un ou plusieurs sites et d'utiliser les entrées du menu :

• Online : Les sites sélectionnés vont pouvoir être accessibles par les utilisateurs (une fois les index créés) après le redémarrage de CTServer.exe.
• Offline : Les sites sélectionnés ne seront plus accessibles aux utilisateurs après le redémarrage de CTServer.exe.
• Delete : Les sites sélectionnés seront supprimés du portail (ils ne seront plus visibles dans l'onglet All) après le redémarrage de CTServer.exe.
• Delete + Rename : Les sites sélectionnés seront supprimés du portail et le nom du répertoire sera renommé (ajout du préfixe Deleted- au nom du dossier) après le redémarrage de CTServer.exe.

La suppression d'un site de l'Archive Portal (Delete ou Delete + Rename) ne supprime pas les données du site sur le disque dur. On supprime juste l'entrée du site du fichier Site.xml afin qu'il n'apparaisse plus au niveau des onglets de la zone Sites.

Onglet All

L'onglet All affiche l'ensemble des Sites déclarés dans le fichier Site.xml, qu'ils soient publiés, en cours de publication ou non publiés.

Les informations affichées dans les colonnes de la vue sont les suivantes :

• Icone du site.
• Title : Nom du site.
• Name : Nom court du site utilisé dans les URL d'accès aux ressources.
• Replica ID : Replica ID du site (utilisé pour la résolution des liens documents inter-sites).
• Folder Path : Chemin du dossier contenant les données du site.
• # Documents : Nombre de documents.
• Size : Taille des données (en MB).
• Format : Format de stockage des données du site (compressées , chiffrées ).
• Status : Statut de la publication du site (en ligne , hors ligne , en cours de suppression ).
• Security : Etat de création de l'Index de Sécurité (créé , pas créé , en cours de création ).
• FullText : Etat de création de l'Index de Recherche Full Text (créé , pas créé , en cours de création ).
• Views : Etat de création des Index de Vues (créés , pas créés , en cours de création ).

Tout comme pour les onglets Online et Ongoing, vous avez ici la possibilité d'ouvrir un site via le bouton , de modifier les propriétés des sites ou leurs LCA via le bouton . de construire les Index via le bouton ou de changer leur statut de publication via le bouton .

Vous pouvez exporter l'ensemble des sites gérés par l'Archive Portal dans un fichier texte (SiteList.csv) en utilisant le bouton .