La zone Directory est accessible via l'icone présente en bas du navigateur de gauche du module d'administration de l'Archive Portal. On y retrouve les données présentes dans les fichiers Access.xml et Directory.xml. Ces données sont utilisées pour la sécurisation des accès à l'Archive Portal (Login) et des accès aux bases (identités Notes présentes dans les LCA) et aux documents Notes (identités Notes présentes dans les champs Lecteurs). La zone est découpée en 3 onglets :

• Portal Users : Liste des utilisateurs Active Directory autorisés à se connecter à l'Archive Portal.
• Directory Person : Liste des Personnes de l'annuaire Domino.
• Directory Group : Liste des Groupes de l'annuaire Domino.

Les fichiers Access.xml et Dirctory.xml sont générés automatiquement depuis l'Identity Station de l'Application Migration Factory installée sur un des serveurs Domino de l'entreprise. Si l'infrastructure Domino est encore présente au côté du portail d'archivage, les fichiers Access.xml et Directory.xml seront automatiquement générés et déployés sur l'Archive Portal, à intervalle régulier. Il ne faut donc pas essayer de les modifier côté Archive Portal car toutes modifications seraient écrasées lors de la prochaine mise à jour des fichiers. Si vous voulez faire des modifications, faites les en amont au niveau de l'Identity Station, et elles seront poussées dans les fichiers Access.xml et Directory.xml lors de leur déploiement.

Si l'infrastructure Domino a été arrêtée, la mise à jour des accès et des autorisations doit se faire depuis les onglets de la zone Directory. Vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs et modifier ou supprimer ceux déjà existants. Vous pouvez également créer des identités Notes et gérer l'appartenance à des groupes.  

Si un utilisateur n'arrive pas à se connecter à l'Archive Portal, vérifier en premier lieu que son login apparait bien dans l'onglet Portal Users. S'il ne voit aucune base au niveau de l'espace de travail, vérifiez quelle est l'identité Notes (FullName) avec laquelle il est associé. Vous devrez ensuite analyser la LCA de la base pour vérifier si une des ses identités Notes (ou les groupes auxquels il appartient) y est bien présente. Si un utilisateur ne voit pas certains documents présents dans une des bases Notes, vérifier au niveau du fichier XML du document la section champs Reader (<SECURITY><READ>) pour y retrouver une des identités Notes de l'utilisateur ou d'un de ses groupes d'appartenance. Si la section est vide, le document est public (accessible à tous). 

Onglet Portal Users

L'onglet Portal Users affiche les données présentes dans le fichier Access.xml :

Chaque utilisateur autorisé à se connecter au portail d'archivage doit disposer d'une entrée dans le fichier Access.xml. On y on retrouve son identifiant de connexion (login Active Directory), son FullName Notes (identity) associée ainsi que ses privilèges d'accès du Portail (Administrateur ou Officier de Sécurité) :

Vous pouvez créer / modifier / supprimer des entrées Utilisateurs en utilisant les boutons Create, Modify et Delete présents en haut à droite de l'onglet Portal Users. Une fiche Utilisateur contient 4 champs :

• • • Login : Identité de connexion (Active Directory) de l'utilisateur.
    • Full Name : FullName Notes associé à cet utilisateur.
    • Is Admin : Indique si cet utilisateur a les privilèges d'administration du Portail d'Archive.
    • Security Officer : Indique si cet utilisateur a les privilèges d'officier de sécurité.

Vous pouvez définir FullName en utilisant l'icône des identités Notes qui va ouvrir la fenêtre de sélection des Personnes :

Onglet Directory Persons

L'onglet Directory Persons affiche les données Person présentes dans le fichier Directory.xml :

Tous les utilisateurs présents dans le carnet d'adresse de l'infrastructure Domino d'où proviennent les bases hébergées sont ajoutés dans le fichier Directory.xml, sous la forme d'entrées <PERSON> :

On y retrouve les champs Notes de la fiche Person du NAB (FirstName, Last Name, FullName, Shortname, InternetAddress) ainsi que la liste des groupes auxquels appartient cet utilisateur.

Vous pouvez créer / modifier / supprimer des entrées Personnes en utilisant les boutons Create, Modify et Delete présents en haut à droite de l'onglet Directory Persons. Une fiche Person contient 5 champs :

• • • Last Name : Nom de famille de l'utilisateur.
    • First Name : Prénom de l'utilisateur.
    • Full Name : FullName Notes associé à cet utilisateur (identité principale liée à la fiche User).
    • Extra Identities : Autres identités de cette personne (utilisables dans le champs lecteurs ou les LCA).
    • Group Membership : Liste des Groupes Notes auxquels cet utilisateur est attaché.

Vous pouvez définir la liste des groupes en utilisant l'icône des identités Notes qui va ouvrir la fenêtre de sélection des Groupes :

Vous pouvez sélectionner plusieurs noms de groupes et les associer à l'utilisateur Domino en utilisant le bouton Add.

Onglet Directory Groups

L'onglet Directory Groups affiche les données Group présentes dans le fichier Directory.xml :

Tous les groupes présents dans le carnet d'adresse de l'infrastructure Domino d'où proviennent les bases hébergées sont ajoutés dans le fichier Directory.xml, directement déclarés dans les entrées <PERSON> ou sous la forme d'entrées <GROUP> :

Vous pouvez créer / modifier / supprimer des entrées Groupes en utilisant les boutons Create, Modify et Delete présents en haut à droite de l'onglet Directory Groups. Une fiche Group contient 1 seul champ :

• • • Group Name : Nom du groupe.

Contrairement au carnet d'adresse Domino où les entrées groupes contiennent les identités de leurs membres, la logique est inversée dans l'Archive Portal. C'est l'entrée Personne qui contient la liste des groupes auxquels l'utilisateur est rattaché. L'entrée Groupe est donc vide, elle ne sert qu'à définir le nom du Groupe qui sera ensuite sélectionnable depuis une fiche Personne.