Les Sites hébergés par l'Archive Portal contiennent des données de différents types :

• Les fichiers XML qui hébergent les données structurées (champs Texte, Date, Nombre...)
• Les fichiers HTML qui hébergent les données riches (champs Rich Text)
• Les Images (qui sont utilisées dans les fichiers HTML)
• Les Fichiers (Word, Excel, PDF...) qui étaient attachés aux documents
• Les Index de vues, stockés sous la forme de fichiers HTML

Ces fichiers sont conservés sur le disque dur attaché à l'Archive Portal dans des répertoires (un par Site), dans leur format natif (.xml, .html, .png, .gif...) sans avoir été compressés ni chiffrés. Toute personne qui a accès au disque hébergeant ces données peut ainsi ouvrir directement chaque fichier et accéder à son contenu. La solution Archive Portal assure la sécurité des données quand elles sont accédées via un navigateur Web, mais elle n'offre, par défaut, pas de protection envers les accès fait au niveau du système de fichiers.

Vous pouvez néanmoins activer une couche de protection des données en utilisant l'outil CTServerUtil.exe livré avec l'Archive Portal.

Compression des données

Afin d'optimiser la place occupée par les fichiers Textes (.xml et .html), il est possible de compresser au format .Zip tous ces fichiers en utilisant l'outil CTServerUtil.exe depuis la machine hébergeant les données des sites de l'Archive Portal. Il faut commencer par créer un fichier texte (par exemple d:\Site_List_Zip.txt) contenant la liste des dossiers des sites à traiter :

d:\ArchivePortalData\Sales
d:\ArchivePortalData\SalesArch2024
d:\ArchivePortalData\Discussion
d:\ArchivePortalData\TeamRoom

Il faut ensuite lancer l'outil de compression des données depuis une fenêtre de commande :

CTServerUtil.exe  -ZIPDELETE  d:\Site_List_Zip.txt

La compression n'affectera ni les Images ni les Fichiers Attachés par ceux-ci sont déjà majoritairement compressés. Une fois l'exécution terminée, les fichiers présents dans les répertoires XML, HTML et INDEX des Sites auront été remplacés par des fichiers .Zip (leur nom ne change pas, juste l'extension du nom fichier est modifiée : Document_000020FA.xml -> Document_000020FA.zip). Depuis l'explorateur de fichiers Windows, vous pouvez ouvrir les fichiers .Zip et vérifier leur contenu.

Vous pouvez annuler la compression des fichiers des sites en relançant l'outil CTServerUtil.exe depuis une fenêtre de commande :

CTServerUtil.exe -UNZIPDELETE d:\Site_List_Zip.txt

Les fichiers .Zip seront alors décompressés et retrouveront leur format natif.

Il n'est pas nécessaire d'arrêter le fonctionnement du moteur de l'Archive Portal (CTServer.exe) lors de la compression ou la décompression des données des Sites mais il faudra le redémarrer à la fin du traitement afin que le Format des données des sites soit correctement affiché au niveau de l'onglet All Sites de l'interface d'administration du Portail :

Les Sites dont les données ont été compressées apparaissent au niveau de l'interface avec une icone de dossier Zippé.

Chiffrement des données

Si vous devez protéger les données des Sites d'un accès des administrateurs de la machine hébergeant l'Archive Portal, vous pouvez demander un chiffrement local des données. Ce chiffrement va s'appliquer sur l'ensemble des fichiers du site contenant des données :

• Les fichiers XML contenant les données structurées (ils seront zippés avec un mot de passe)
• Les fichiers HTML contenant le Texte Riche (ils seront zippés avec un mot de passe)
• Les Images (elles seront chiffrées)
• Les fichiers attachés (ils seront chiffrés)
• Les fichiers Index de Vues HTML (ils seront zippés avec un mot de passe)

La première étape consiste à définir le mot de passe qui va protéger les données. Cette action est réalisée par un officier de sécurité. Depuis la machine hébergeant l'Archive Portal, il va lancer l'outil CTServerUtil.exe depuis une fenêtre de commande :

CTServerUtil.exe  -SETPASSWORD  Password123!  c:\Apache24\cgi-bin\CTArchivePortal\CTServer.ini

Le deuxième paramètre est le mot de passe choisi (ici Password123!) et le troisième paramètre est le chemin du fichier CTServer.ini. Le mot de passe sera encodé et stocké dans le fichier CTServer.ini au niveau de la clé CTEncryptKey=. Seuls les officiers de sécurité doivent connaitre le mot de passe. Ils ne doivent pas le partager avec les administrateurs de l'Archive Portal.

La deuxième étape, effectuée par les administrateurs de l'Archive Portal, consiste à définir la liste des Sites dont on souhaite chiffrer les données en local. Pour cela, il faut créer un fichier texte (par exemple d:\Site_List_Encrypt.txt) contenant la liste des dossiers des sites à traiter :

d:\ArchivePortalData\Sales
d:\ArchivePortalData\SalesArch2024
d:\ArchivePortalData\Discussion
d:\ArchivePortalData\TeamRoom

Il faut ensuite lancer l'outil de chiffrement des données depuis une fenêtre de commande :

CTServerUtil.exe  -ZIPDELETE  d:\Site_List_Encrypt.txt  c:\Apache24\cgi-bin\CTArchivePortal\CTServer.ini  d:\ArchivePortal\_SITE_CONFIG\Site.xml

La syntaxe est la même que pour la compression des données mais cette fois-ci, on ajoute deux nouveaux paramètres :

• Le chemin du fichier de configuration CTServer.ini

• Le chemin du fichier contenant la liste des sites Site.xml

Attention, on ne peut pas chiffrer les données d'un Site déjà compressé ! Il faut préalablement décompresser le site (via la commande -UNZIPDELETE) avant d'appliquer le chiffrement.

Le chiffrement des données combine la compression + chiffrement des données pour les fichiers textes (XML, HTML et INDEX) et le chiffrement (sans compression) pour les fichiers binaires (Images et Fichiers Attachés). Une fois l'exécution terminée, les fichiers présents dans les répertoires XML, HTML et INDEX des Sites auront été remplacés par des fichiers .Zip chiffrés (leur nom ne change pas, juste l'extension du nom fichier est modifiée : Document_000020FA.xml -> Document_000020FA.zip) et les fichiers des répertoires FILES et PICTURES auront été chiffrés sur place (sans changement de nom de fichier).

Vous pouvez annuler le chiffrement des fichiers des sites en relançant l'outil CTServerUtil.exe depuis une fenêtre de commande :

CTServerUtil.exe  -UNZIPDELETE  d:\Site_List_Encrypt.txt  c:\Apache24\cgi-bin\CTArchivePortal\CTServer.ini  d:\ArchivePortal\_SITE_CONFIG\Site.xml

Les fichiers seront alors déchiffrés et retrouveront leur format natif.

Il n'est pas nécessaire d'arrêter le fonctionnement du moteur de l'Archive Portal (CTServer.exe) lors du chiffrement ou du déchiffrement des données des Sites mais il faudra le redémarrer à la fin du traitement afin que les utilisateurs puissent accéder aux données des Sites et que le Format des données soit correctement affiché au niveau de l'onglet All Sites de l'interface d'administration du Portail :

Les Sites dont les données ont été chiffrées apparaissent au niveau de l'interface avec une icone de clé.

Indexation des données

Vous pouvez vérifier le statut de création des Index Full Text des sites au niveau de l'onglet All Sites de l'interface d'administration du Portail :

Les icones de la colonne FullText indique le statut de l'index pour chaque site :

: L'index Full Text n'a pas été créé pour ce Site. La recherche n'est pas disponible.

: L'index Full Text simple est disponible (indexation textuelle du contenu des documents).

: L'index Full Text avancé est disponible (indexation des documents et des fichiers attachés).

Il est possible de créer les index simples depuis l'interface d'administration de l'Archive Portal en utilisant le bouton / Search Index. Les fichiers d'index simple GlobalIndexWord.zip et GlobalIndexID.zip sont alors disponibles dans le répertoire FTINDEX du site :

Pour créer les index avancés, il faut utiliser l'utilitaire CTServerUtil.exe. Il faut commencer par créer un fichier texte (par exemple d:\Site_List_FTIndex.txt) contenant la liste des dossiers des sites à traiter :

d:\ArchivePortalData\Sales
d:\ArchivePortalData\SalesArch2024
d:\ArchivePortalData\Discussion
d:\ArchivePortalData\TeamRoom

Il faut ensuite lancer l'outil de création des index Full Text depuis une fenêtre de commande :

CTServerUtil.exe  -FTINDEX  d:\Site_List_FTIndex.txt  c:\Apache24\cgi-bin\CTArchivePortal\CTServer.ini

Une fois l'exécution terminée, les fichiers d'index avancés seront présents dans les répertoires FTINDEX des Sites :

Une fois l'ensemble des index créés, il conviendra de redémarrer le serveur Archive Portal pour leur prise en compte. Si un site dispose à la fois des fichiers index simple et les fichiers index avancés, seuls les fichiers avancés seront pris en compte.