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1. Introduction aux Hooks |
| 2. Création d'un document Hook | ||
| 3. Application d'un document Hook à un utilisateur | ||
| 4. Vérification des Hooks appliqués à un utilisateur |
1. Introduction aux Hooks |
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Back to TopLe mot Hook désigne une technologie permettant de contrôler les actions de l'utilisateur pendant toute la durée de la session Notes. Par exemple, il est possible de définir un Hook concernant la taille maximale des Mails qu'un utilisateur peut envoyer. Si un Hook de ce type est appliqué à l'utilisateur, celui-ci sera bloqué s'il essaye d'envoyer un message dont la taille est supérieure à celle définie dans le Hook. Contrairement à l'exécution de l'application Desktop Manager qui a lieu au démarrage du client Notes (Task, Profile, Audit), l'action des Hooks s'étale du début de la session Notes jusqu'à sa fin. Même si la base Desktop Manager Starter n'a pas été ouverte au démarrage du client (en mode silencieux ou complet), les Hooks seront quand même actifs pendant la session Notes. Une fois installés sur le client Notes, ils demeurent actifs jusqu'à leur désactivation.
Les types de Hook disponibles sont les suivants :
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Mail Size Limiter |
Empêche l'utilisateur d'envoyer des messages dont la taille dépasse celle définie dans le Hook | ||
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Mail Impact Limiter |
Empêche l'utilisateur d'envoyer des messages dont l'impact sur le réseau est important (Taille du Message x Nombre de destinataires) | ||
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Mail Attachment |
Empêche l'utilisateur d'envoyer des messages contenant des types de fichiers définis dans le Hook (mp3, exe, vidéo...) | ||
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Recipients Names |
Empêche l'utilisateur d'envoyer des messages à certains destinataires ou groupes du NAB | ||
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Recipients Number |
Empêche l'utilisateur d'envoyer des messages à un grand nombre de destinataires | ||
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Mail Database Quota |
Empêche l'utilisateur d'envoyer des messages si la base mail du serveur a dépassé son Quota | ||
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Prohibit Local Replica |
Empêche l'utilisateur de créer une réplique locale de certaines bases Notes | ||
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Prohibit Access Database |
Empêche l'utilisateur d'ouvrir certaines bases Notes | ||
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Prohibit Delete Database |
Empêche l'utilisateur de supprimer une base Notes de son poste de travail | ||
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Open Database Event |
Déclenche l'exécution un script en arrière plan au moment où l'utilisateur accède à certaines bases Notes |
L'intérêt de la mise en place des Hook pour les utilisateurs vient de la possibilité de définir des seuils différents selon le besoin des utilisateurs. Par exemple, pour les Hook limitant l'envoi des Mail en fonction de leur taille, il est possible d'autoriser des tailles supérieures pour les populations manipulant des fichiers volumineux (juristes, graphistes, comptables...). Plutôt que de définir une taille unique pour tout le monde au niveau du document de paramétrage des serveurs, il est plus possible de faire du sur mesure avec les Hook.
Le deuxième intérêt pour les Hooks vient de la notification immédiate qui est faite à l'utilisateur. Si celui-ci essaye de faire une action interdite (envoi d'un mail de taille importante), une fenêtre s'affichera immédiatement lui notifiant l'interdiction. Le message d'alerte de la fenêtre est celui défini dans les documents Hook. Il est donc rédigé par les administrateurs de Desktop Manager, dans la langue de l'utilisateur. Dans le cas d'envoi de messages, le fait d'être bloqué dès la tentative d'envoi évite que le message ne circule sur le réseau entre le poste du client et le serveur et ne soit finalement rejeté par le routeur du serveur de messagerie, après que ce même message ait été traité par les processus serveur comme l'anti spam ou l'anti virus. Non seulement on réalise une économie de bande passante, mais on évite en plus à l'utilisateur de recevoir un message d'information du routeur lui indiquant le rejet de routage du message. L'expérience montre que ce message est généralement mal compris et que l'utilisateur réessaye plusieurs fois d'envoyer son message.
Si un utilisateur reçoit plusieurs Hook de même types (Mail Size Limiter, Mail Impact Limiter ou Recipients Number) avec des limites différentes (Size Limit =20 MB, Size Limit =30 MB, Size Limit =50 MB), c'est la valeur la plus haute (le plus permissive) qui sera retenue (50 MB). En effet, il est habituel d'appliquer au plus grand nombre une valeur moyenne (30 MB) et d'ensuite autoriser certains utilisateurs à dépasser cette limite si besoin (50 MB).
2. Création d'un document Hook |
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Les documents Hook sont créés dans la base Desktop Manager, au moyen du bouton de la vue Enforce Notes configuration / Templates, Hooks, ECLs. Pour que ces documents soient valides, il faut renseigner un certain nombre de champs.
: Il s'agit du nom de ce document Hook. Comme plusieurs documents Hook peuvent cohabiter dans la base Desktop Manager, il convient de donner à chacun un nom unique. Ce paramètre est obligatoire.
: Zone de saisie libre pour indiquer la nature du document Hook ou des informations s'y rapportant.
: Type de Hook (Mail Size Limiter, Mail Impact Limiter, Mail Attachment, Recipients Names, Recipients Number, Mail Database Quota, Prohibit Local Replica, Prohibit Access Database, Prohibit Delete Database ou Open Database Event).
: Référence interne à Desktop Manager permettant de déterminer la version du document Hook (nombre de fois où il a été modifié).
: Nom de la dernière personne ayant modifié le document.
: Date de création du document.
: Date de dernière modification du document.
Si l'utilisateur tente d'effectuer une action interdite par le Hook (par exemple : envoi d'un mail de taille supérieure à la taille maximum autorisée), Desktop Manager affichera immédiatement une fenêtre :
Le message affiché dans cette fenêtre est celui renseigné dans le document de Hook. Il est composé du titre de la fenêtre (Title) ainsi que du message à l'intérieur de la fenêtre (Message). En fonction de la langue de l'utilisateur (définie dans son document User), le message s'affichera dans sa langue de travail, si celle-ci a été renseignée dans le document Hook. Si le message n'est pas disponible dans la langue de l'utilisateur, le message s'affichera en anglais (langue par défaut). Afin de rendre le message d'alerte le plus compréhensif possible, il est conseillé de renseigner toutes les langues utilisées dans l'application Desktop Manager :
Pour les Hook vérifiant les destinataires des messages (Mail Impact Limiter, Recipients Names et Recipient Number), il est possible d'utiliser des noms de groupes du NAB en plus des noms des personnes. Afin que la résolution des membres de groupes se fassent sans impacter les performances du client Notes, il conviendra d'activer la synchronisation en local des groupes du NAB, via l'option présente dans les documents de Setup :
Seuls les groupes qui auront été synchronisés pourront être correctement résolus.
- Mail Size Limiter : Empêche l'utilisateur d'envoyer des messages dont la taille dépasse celle définie dans le Hook.
: Taille maximale du message que l'utilisateur peut envoyer (taille du message + fichiers attachés).
- Mail Impact Limiter : Empêche l'utilisateur d'envoyer des messages dont la taille totale (taille x Nb destinataires) dépasse celle définie dans le Hook.
Taille totale maximale du message que l'utilisateur peut envoyer ((taille du message + fichiers attachés) x Nombre de Destinataires).
- Mail Attachment : Empêche l'utilisateur d'envoyer des messages contenant des types de fichiers définis dans le Hook (mp3, exe, vidéo...).
: Liste des extensions des fichiers interdits. Les extensions commencent par le catactère '.' ('.mp3' et non pas 'mp3'). Seul le nom du fichier est vérifié, pas son contenu. Donc si on interdit l'envoi de .mp3 et que l'utilisateur zip le fichier ou qu'il ne renomme, le Hook ne bloquera pas le message.
- Recipients Names : Empêche l'utilisateur d'envoyer des messages à certains destinataires ou groupes du NAB.
: Liste des utilisateurs et des groupes du carnet d'adresse vers lesquels l'utilisateur n'est pas autorisé à envoyer des messages. Il est également possible d'utiliser le caractère '*' (caractère joker) pour interdire des plages d'adresses. Une fois les noms saisis dans le champ Recipients Names, il convient d'appuyer sur le bouton
afin de rechercher dans le carnet d'adresse l'ensemble des adresses possibles (shortname, adresse internet...) pour les utilisateurs spécifiés. Le blocage se fera sur toutes ces adresses.
: Il est néanmoins possible de laisser partir le message si celui-ci est inférieur à la taille précisée. C'est un moyen efficace pour empêcher les utilisateurs d'envoyer des messages volumineux à des groupes du NAB.
- Recipient Number : Empêche l'utilisateur d'envoyer des messages dont le nombre de destinataires dépasse celui défini dans le Hook.
: Nombre maximum de destinataires du message que l'utilisateur peut envoyer (send to + copy to + blind copy to).
- Mail Database Quota : Empêche l'utilisateur d'envoyer des messages si le Quota de la base mail (du serveur) est dépassé : place occupée dans la base > quota.
: Le Quota pris en compte peut être pris dans la base Mail de l'utilisateur (sur le serveur) ou alors directement défini dans le document Hook :
: Tailles du seuil d'alerte et du quota à prendre en compte pour les utilisateurs.
: Il ne faut vérifier les dépassements de seuil d'alerte et de quota que si l'utilisateur envoi un message depuis une base locale. Cela permet de laisser le client Notes gérer le quota sur la base du serveur (où le quota est définie) et laisser le Hook gérer les dépassements de quota sur la base locale (où les quota Notes ne sont pas appliqués).
: Si l'espace occupé dans la base mail (sur le serveur) a dépassé le seuil d'alerte (Warning Threshold), une fenêtre d'alerte sera affichée à l'utilisateur dès qu'il essayera d'envoyer un message. L'objectif de cette fenêtre est d'avertir l'utilisateur que le quota de sa base mail pourrait rapidement être atteint ou dépassé et qu'il doit envisager de faire rapidement du ménage dans sa boite aux lettres (suppression, archivage...). Le message en cours sera envoyé.
: Si le Quota de la base mail (sur le serveur) a été atteint ou dépassé (has exceeded), une fenêtre d'alerte sera affichée à l'utilisateur dès qu'il essayera d'envoyer un message. L'objectif de cette fenêtre est d'avertir l'utilisateur qu'il ne peut plus envoyer de messages et qu'il doit faire du ménage dans sa boite aux lettres immédiatement (suppression, archivage...). Le message en cours ne sera pas envoyé.
: On autorise le message à partir, mais seulement s'il ne contient aucun fichier attaché. L'utilisateur reçoit néanmoins la fenêtre d'alerte.
: On autorise le message à partir, mais seulement si sa taille est inférieure à celle indiquée. L'utilisateur reçoit néanmoins la fenêtre d'alerte.
Remarques :
- Les fenêtres d'alertes relatives au dépassement de seuil (Warning Threshold) ou de Quota (Quota Exceeded) ne seront affichées que si un seuil ou un quota ont été définis dans la base mail de l'utilisateur (sur le serveur).
- Si un utilisateur envoi un message depuis une base située sur un serveur domino, les informations de quota sont récupérés dans cette base. Si l'utilisateur envoie un message depuis une base locale (réplique locale, base d'archive...), les informations de quota seront récupérées dans la base mail de l'utilisateur, sur le serveur de messagerie.
- Si la base mail de l'utilisateur, sur le serveur de messagerie, ne peut pas être ouverte (pas de réseau...) et que les informations de Quota ne peuvent pas être récupérées, le Hook ne sera pas actif (= les messages seront envoyés, sans vérifier un dépassement de quota).
- Vous pouvez utiliser les informations du Quota dans vos messages d'alerte, en utilisant les mots clés suivants :
| @DbSize | Taille de la base mail, en Mo | ||
| @DbUsage | Espace actuellement utilisé dans la base mail, en Mo. C'est cette valeur qui est utilisée pour la comparaison avec le seuil ou le quota | ||
| @WarningSize | Seuil d'alerte de la base mail (Warning Threshold), en Mo. 0 si aucun seuil n'a été défini | ||
| @QuotaSize | Quota de la base mail, en Mo. 0 si aucun quota n'a été défini |
- Prohibit Local Replica : Empêche l'utilisateur de créer une réplique locale de certaines bases Notes.
: Tableau des bases dont on souhaite interdire la réplication sur le poste de l'utilisateur. Il faut saisir le chemin de la base et le nom du serveur hébergeant la base et cliquer ensuite sur le bouton Get ReplicaIDs pour que Desktop Manager puisse récupérer le Replica ID de la base. Il est possible de saisir plusieurs noms de base, en modifiant la valeur du champ Number. Le blocage de la réplication de la base se base sur son ReplicaID, pas sur l'emplacement de la base. Si on bloque la réplication, on la bloque quel que soit le serveur sur lequel elle est hébergée. Le fait d'indiquer un nom de base et un nom de serveur ne sert ici que pour la récupération du ReplicaID. Vous pouvez utiliser les mots clés @MailDbName (pour le nom de la base) et @MailServer (pour le nom du serveur) afin d'empêcher la réplique de la base Mail sur le poste (le ReplicaID affichera alors le mot clé @MailReplicaID).
- Prohibit Access Database : Empêche l'utilisateur d'accéder à certaines bases Notes.
: Tableau des bases Notes auxquelles l'utilisateur ne doit pas avoir accès. Il est possible d'utiliser le caractère '*' (caractère joker) pour spécifier un ensemble de bases et d'utiliser les mot clés @ (@MailLocalReplica, @MailDbName...). L'option Extend to Cluster Members List permet d'inclure l'ensemble des serveurs membres d'un cluster. Il est possible de saisir plusieurs bases en modifiant la valeur du champ Number.
- Prohibit Delete Database : Empêche l'utilisateur de supprimer des bases Notes de son poste de travail.
: Liste des bases Notes qui ne doivent pas être supprimées par l'utilisateur. Il est possible d'utiliser le caractère '*' (caractère joker) pour spécifier un ensemble de bases. Vous pouvez également utiliser les mot clés @ (@MailLocalReplica, @MailDbName...).
- Open Database Event : Déclenche l'exécution d'un Script dès que l'utilisateur ouvre une base Notes.
: Mode de déclaration de la liste des bases déclenchant le Script.
: On définit la liste des bases dans le document Hook.
: On utilise une fichier texte extérieur contenant la liste des bases.
: Fréquence de déclenchement de l'exécution du Script par rapport à l'événement d'ouverture d'une des bases. Cela évite de déclencher le Script trop souvent.
: Chemin du fichier Script.
Le Script est lancé via le DskMgr.exe dont le chemin est précisé par la variable DskMgrExePath du fichier de paramétrage DskMgrParam.ini. L'exécution se fait en arrière plan, sans aucune fenêtre affichée (mode -SCRIPTNW). Pour en savoir plus sur les Scripts, leur mode de fonctionnement et leur exécution, veuillez vous reporter à la section 5.2- Programmez des Scripts en utilisant l'API Script de Desktop Manager de la documentation.
3. Application d'un document Hook à un utilisateur |
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Pour appliquer un Hook à un utilisateur, il suffit de déclarer ce document Hook dans un des documents Profile appliqués à l'utilisateur :
4. Vérification des Hooks appliqués à un utilisateur |
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Pour connaître la liste des Hook actuellement appliqués à un utilisateur ainsi que leurs statistiques de déclenchement, il suffit de se reporter au champ Hook List du document User, dans la section Desktop Manager Settings / Desktop Manager Options :
Les documents Hook sont ceux installés par un des documents Profile appliqués à l'utilisateur. Les Profiles sont listés dans le champ User Profiles.
Le bon fonctionnements des documents Hook passe par l'installation du composant nDskMgrHook.dll sur le poste de l'utilisateur et par son activation (déclaration sur la ligne EXTMGR_ADDINS du Notes.ini). Il est possible de vérifier que le composant gérant les Hook est bien actif sur le poste de l'utilisateur en consultant le champ Is DskMgr Hook active ? du document User :
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