Road Map

Le succès, dans la mise en place de la solution Desktop Manager sur le serveur Domino et sur les postes clients, passe par la réussite de la réalisation d'un certain nombre étapes, effectuées dans un ordre précis. Pour chacune d'entre elles, nous présenterons les enjeux, les pièges, et les éléments nécessaires à leur bonne réalisation (chapitres de la documentation en rapport).

Les différentes étapes de l'installation et de l'exploitation de l'application sont les suivantes :

• Etape 1 : Installer la / les base(s) Desktop Manager sur le serveur

L'installation de la base Desktop Manager (DskMgr.nsf) sur le serveur ne devrait poser aucun problème majeur. Il s'agit simplement de copier une base Notes sur un serveur Domino et d'effectuer les actions d'administration habituelles (Choix du serveur, Signature de la base, Mise à jour de la LCA, Signature de la base DskMgrStart.nsf, Créer les documents Setup de base, Créer le document de Référence...).

Si la population cible est importante ou répartie sur des plaques géographiques différentes, il peut être intéressant de passer en architecture Multi-bases. Pour cela il suffit de créer une base Desktop Manager User (DskMgrUser.nsf) qui contiendra les résultats d'audit et de l'associer à la base Desktop Manager via un document Database.

Références documentaires : Architecture, Installation serveur.

 

• Etape 2 : Tester l'application sur des postes pilotes

Sélectionner une dizaine de personnes avec des profils différents (configuration du PC, localisation géographique, métier...) et faites leur ouvrir la base Desktop Manager sur son serveur. Vous pouvez également leur envoyer des mail contenant un lien vers la base Desktop Manager. Ces premières installations permettent de vérifier que la base Desktop Manager a bien été installée sur le serveur (signature, LCA) et que l'installation de l'application sur les postes ne posent pas de problème (signature de la base Desktop Manager Start, LCE, document de connexion vers le serveur). Vérifier que Desktop Manager Start est bien lancée lors des prochains démarrages du Client Notes.

L'objectif de cette étape est de détecter le plus tôt possible toutes les raisons pouvant empêcher le logiciel de s'installer correctement sur les postes.

Références documentaires : Architecture, Installation serveur, Installation client.

 

• Etape 3 : Déterminer la cible des postes clients recevant l'application

Il faut établir la liste des personnes devant recevoir l'application sur leur poste et recenser les contraintes liées aux particularités de chacun et bien identifier la flotte des machines (machine de bureau, portable, postes multi-utilisateurs, environnement Citrix...).

Une fois toutes ces contraintes établies, il faut déterminer le meilleur moyen pour installer les composants de l'application sur les postes (installation automatique via l'application ou installation via des scripts systèmes). Si les utilisateurs sont peu nombreux ou géographiquement très éloignés, l'envoi de Mail d'installation est une solution. Si les utilisateurs sont nombreux et qu'il existe au sein de l'entreprise une solution de déploiement d'application par package, il vaut mieux déployer Desktop Manager sur les postes par package.

Références documentaires : Architecture, Installation serveur, Installation client.

 

• Etape 4 : Créer les documents de Setup

Les documents Setup reflètent le mode d'installation et d'utilisation de l'application Desktop Manager sur les postes clients. Il faudra regrouper les utilisateurs similaires sous un même document de Setup.Habituellement, on crée autant de documents de Setup qu'il n'y a de serveurs de Mail et on rattache ainsi tous les utilisateurs d'un serveur de mail au document de Setup associé. Il peut être nécessaire de créer des documents de Setup pour des populations particulières (Citrix).

Si l'installation par Mail est retenue, vous pouvez pré-enregistrer les utilisateurs dans la base.

Pensez à mettre à jour le document Reference après la création de tous les documents de Setup.

Références documentaires : Architecture, Installation serveur, Installation client, Les documents de Setup, Le document de Reference.

 

• Etape 5 : Communiquez auprès des utilisateurs concernés

Il ne faut surtout pas négliger cette étape. Comme l'application Desktop Manager va s'installer et se lancer sur le poste des utilisateurs, il est très important que ceux-ci soient informés, à la fois en terme d'interface applicative (présentation des écrans) mais également de processus à suivre lors de l'installation de l'application ou lors de l'exécution récurrente de l'application sur le poste.

Il faut donc envoyer un ou plusieurs messages à la population cible afin de la sensibiliser à l'arrivée de l'application.

 

• Etape 6 : Envoyer les Mails d'installation ou Préparer le package d'installation

Si le déploiement de l'application se fait par package, vous n'aurez pas à préparer de Mail. Il vous suffira de fournir à l'équipe en charge du package les fichiers à déployer sur les postes et le mode opératoire (où doivent être copié les fichiers).

Si le déploiement de l'application nécessite l'envoie de Mail, il faudra créer des documents Mails dans la base Desktop Manager. La rédaction des documents Mails doit se faire en accord avec la campagne de communication qui a été menée précédemment. Le choix du corps du message (avec intégration du logo de la société) doit présenter les enjeux de la mise en place de l'application sur les postes et indiquer la marche à suivre lors de l'installation.
En fonction de la population visée, il conviendra de créer plusieurs types de messages (traduction en plusieurs langues, corps du message évoluant entre le mail d'installation et les mails de relance).
Il faut ensuite envoyer les mails d'installation aux utilisateurs concernés (si l'installation de l'application se fait par envoi de Mail), en utilisant l'interface d'envoi de messages incluse dans la base Desktop Manager.

Références documentaires : Architecture, Installation serveur, Installation Client, Les documents de Setup, Les documents Mails

 

• Etape 7 : Suivre le déploiement de l'application

Arrivé à cette étape, il convient simplement de suivre l'installation de l'application sur les postes des clients en allant consulter la vue Audit Results / Notes Configuration qui affiche l'arborescence des documents représentant l'audit des postes utilisateurs (l'audit du poste est effectué juste après la phase d'installation). Au fur et à mesure que l'application s'installe sur les postes clients, la liste des personnes restant à installer diminue.

En cas de problèmes signalés au niveau de la vue Administration / On Error Users (problème d'installation, problèmes lors de l'audit), il conviendra d'analyser puis de traiter le problème.

Au bout d'une semaine, en fonction du nombre de personnes n'ayant pas encore installé l'application (si l'installation se fait par envoi de messages), il conviendra d'envoyer un message de rappel aux retardataires. Ils sont facilement identifiables car ils correspondent aux personnes pré-enregistrées mais non encore installées (visible dans la vue Administration / On Error Users).

Il reste toujours des personnes ne répondant pas favorablement au message de demande d'installation. Cela peut concerner des personnes absentes de la société (déplacement, vacances, maladie), des personnes rencontrant des problèmes lors de l'accès à leur messagerie ou simplement des personnes ne comprenant pas ce qu'on attend d'elles et rejetant systématiquement le mail. Il conviendra alors de prendre contact avec elles, directement ou au travers de leur service, pour déterminer les raisons de leur silence.

Références documentaires : Architecture, Installation Client, Les documents Mails, Ouverture de la base, Résolution des problèmes.

 

• Etape 8 : Analyser le résultat de l'audit des postes

Analyser et exploiter le résultat de l'audit de l'ensemble des configurations Notes des postes clients est la phase la plus longue. Il s'agit de mettre à plat l'ensemble des données (il est possible d'exporter ces informations dans une base de données externes) et de préparer les décisions de modifications à apporter sur les postes. Il faut également parcourir les extraits provenant de la base Log du poste pour y rechercher les erreurs récurrentes (problème de taille de cache, erreur de réplication, alertes provenant de la LCE, ...).

Pour une utilisation exclusivement basée sur l'audit des postes, la mise en place et l'exploitation de l'application Desktop Manager s'arrêtera là. Dans une étude préalable à la migration d'un parc applicatif Notes d'une version du client vers une supérieure, dans l'hypothèse où l'ensemble des postes vont être impactés, il n'est pas forcément utile de commencer à modifier les configurations des postes, à l'aide de Tâches ou en appliquant des Profiles, si une nouvelle version du poste client doit être installée. En revanche, le résultat de l'audit est précieux car il permet de prendre connaissance des fichiers utilisateurs à récupérer sur la nouvelle installation.

Références documentaires : Résultat de l'Audit.

 

• Etape 9 : Préparer des Tâches

Suite à la phase d'audit des postes, il faut souvent commencer à nettoyer les configurations Notes des postes afin de corriger les problèmes apparus et de planifier l'exécution de processus d'administration sur les bases répliquées en local (compact, fixup, updall). Toutes ces modifications des postes se font au moyen de document Tâches, créés dans la base Desktop Manager, et à destination d'une population identifiée. Au moyen des Tâches, il est possible de modifier tous les composants d'une installation Notes. L'administrateur de la base Desktop Manager prépare des documents Tâches dans la base et ces Tâches sont appliquées sur le poste de l'utilisateur lorsque l'application démarre sur le poste de l'utilisateur (généralement au démarrage du client Notes). La gestion et l'exécution des Tâches est asynchrone : elles sont préparées à l'avance par l'administrateur et sont exécutées quand l'utilisateur lance son client Notes.

Il y a un travail important de mise à niveau des postes suite à l'installation de l'application, mais au bout de quelques semaines, l'ensemble du travail de correction sera terminé. Les tâches seront alors utilisées de façon récurrente (compacter une base locale une fois par mois) ou sur requête des équipes du Help Desk suite au signalement d'un problème sur un poste (les tâches permettent de faire à distance et de manière asynchrone toutes les opérations qui nécessitaient auparavant un déplacement physique sur le poste ou une prise à distance du poste).

Références documentaires : Les Tâches utilisateur, Les ECL nommées, Utilisation des mots clés @, # et %, Syntaxe des commandes ChangeACL.

 

• Etape 10 : Définir les Profiles

La mise en place des Profiles et leur application sur le poste de l'utilisateur visent à pérenniser les options relatives à la configuration d'un poste dans le temps. Pour éviter les dérives, les Profiles permettent de fixer certains paramètres de la configuration (documents Site, Connexion, Comptes, préférences utilisateurs, réplication de certaines bases sur le poste). Là où les Tâches permettent de corriger ponctuellement un problème, les Profiles maintiennent la configuration dans un état immuable.

Les Profiles permettent également de définir les Hook qui sont utilisés pour contrôler les actions des utilisateurs (limiter la taille des messages envoyés) et de mettre en place les procédures de Backup et de Roaming des fichiers de configuration Notes.

Il est évidemment possible de définir un ensemble de documents Profiles et de les affecter à des groupes de population différents, en fonction de leurs besoins. Le découpage sera soit géographique (faire pointer les documents de connexion sur le serveur du bâtiment) soit fonctionnel (répliquer sur le poste des commerciaux certaines bases) ou encore lié au matériel (configuration pour les nomades équipés de portables).

L'application de Profiles sur un poste Notes tout juste configuré permet de faire descendre sur ce poste une configuration comprenant l'ensemble des composants nécessaires (applications, icônes de l'espace de travail, documents de connexion, documents sites, paramétrage divers, ...). Il est ainsi possible de matricer les postes selon une configuration créée depuis la base Desktop Manager. Comme l'application des Profiles sur le poste de l'utilisateur est systématique (à chaque démarrage de l'application), une configuration ainsi établie ne peut plus être dégradée par l'action de l'utilisateur.

Après avoir définis les Profile, pensez à mettre à jour le document Reference.

Références documentaires : Les documents Profiles, Les documents Hook, Les documents de Setup, Utilisation des mots clés @, # et %, Syntaxe des commandes ChangeACL.

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