Introduction

Desktop Manager est une solution applicative permettant d'auditer et d'administrer à distance les installations Notes des postes informatiques des utilisateurs. Les administrateurs peuvent ainsi suivre les caractéristiques du parc et les modifier sans avoir à intervenir physiquement sur les postes : définition de règles concernant les préférences utilisateurs, déploiement de nouvelles applications, déclenchement des processus d'administration habituellement réservés aux bases présentes sur un serveur, contrôle des actions utilisateurs, changement de versions du client Notes... Pour l'utilisateur, c'est la certitude d'avoir une installation Notes conforme aux préconisations du service informatique et dont les performances sont optimales.

Les fonctionnalités couvertes par l'application sont les suivantes :

• Audit complet du poste de l'utilisateur: 
  
  
  • Audit de la machine de l'utilisateur (microprocesseur, mémoire, disque dur, système d'exploitation, logiciels installés, informations régionales...).
  • Audit de la configuration Notes (version, répertoires d'installation, log, préférences utilisateur, options Sametime, ECL, fichier ID, Policies, fichiers NSD, Notes.ini...).
  • Audit des documents de paramétrage du Carnet d'Adresse personnel (document Sites, Connection, Compte, Certificats croisés, Onglets réplicateur...).
  • Audit des bases Notes locales (taille, nombre de documents, chiffrement, quota, ODS, ...).
  • Audit des bases Mail de l'utilisateur (base Mail sur le serveur, réplique locale, bases archives...).
  • Audit des flux Réseau échangés entre le poste client et les serveurs Domino lors des réplications (par base / serveur, vue consolidée par mois / année).
  • Audit des accès aux bases répliquées en local ou celles hébergées sur des serveurs (statistiques d'accès par mois et années).

=> La nature des informations collectées et la fréquence de mise à jour de ces données se définissent au niveau de document de Setup de l'application.

• Actions ponctuelles de type Helpdesk, via des documents Tâches :
  
  
  • Déclenchement des processus de maintenance sur les bases locales (fixup, compact, updall, refresh design, purge...).
  • Mise en place sur le poste de nouvelles bases Notes (répliques, copies).
  • Modification des préférences utilisateur (variables du Notes.ini, options messagerie, smart icons...) et des options Sametime.
  • Modification des documents Site, Connexion, Compte, Programme et des options de la page Réplicateur.
  • Modification de l'espace de travail (ajout / suppression / modification des icônes et des pages, options d'affichage, bookmark).
  • Modification des paramètres de la base Mail (LCA, Mail Rules, Out of Office, Calendar Profile. Archive Settings...)
  • Mise à jour des LCA des bases locales et de la LCE du poste.
  • Exécution d'Agents Notes, de programmes externes ou de Script.
  • Déploiement de fichiers (signatures, Template, fichiers image...).

=> La création d'une Tâche ne prend que quelques secondes et est immédiatement disponible pour être appliquée sur le poste de l'utilisateur.

• Actions récurentes définies par les Administrateurs, via des documents Profiles :
  
  
  • Définit les documents du Carnet d'adresse local : Site, Connexion, Compte, Programme et Certificats croisés.
  • Définit les préférences utilisateur du poste (variables du Notes.ini, options messagerie...) et des options Sametime.
  • Définit l'apparence de l'espace de travail (pages, icones des bases, options d'affichage) et du bookmark (application de démarrage, bases présentes dans le navigateur de gauche).
  • Définit la liste des répliques locale et les options des pages Réplicateur (serveur avec lequel les bases locale répliquent...).
  • Définit les paramètres de la base Mail (LCA, Mail Rules, Out of Office, Calendar Profile. Archive Settings...).
  • Définit la LCE du poste, les LCA et le chiffrement des bases locales.
  • Assure la présence de fichiers sur le poste de l'utilisateur (signatures html, fichiers images, template de bases...).
  • Exécution d'Agents Notes, de programmes externes ou de Script pour des actions d'administration récurentes (suppression du cache, compactage de l'espace de travail, purge du Log...).
  • Mise en place de procédures de backup et de roaming des fichiers de la configuration Notes.

=> Les Profile appliqués aux utilisateurs permettent de fixer les paramètres clés des configurations Notes pour qu'elles ne dévient dans le temps. Ils permettent également d'homogénéiser les postes informatiques des utilisateurs ayant un même profil au sein de l'entreprise.

• Contrôle des actions des utilisateurs par les Administrateurs, via des documents Hook :
  
  
  • Empêcher certains utilisateurs d'envoyer des messages dont la taille ou l'impact sur le réseau est supérieur à XX Mo.
  • Empêcher certains utilisateurs d'envoyer des messages contenant certains types de fichiers attachés (mp3, vidéo, exe...).
  • Empêcher certains utilisateurs d'envoyer des messages à certains destinataires (personnes ou groupes du Carnet d'adresse).
  • Empêcher certains utilisateurs de dépasser le quota de leur base Mail.
  • Empêcher certains utilisateurs de créer des répliques locales de certaines bases Notes (bases RH).
  • Empêcher certains utilisateurs d'accéder à des bases sur certains serveurs (forcer l'utilisation de la réplique locale).
  • Empêcher certains utilisateurs de supprimer des bases Notes locales (carnet d'adresse).

=> Les Hook permettent d'appliquer localement les paramètres selon les besoins des utilisateurs (taille maximale des messages...) plutôt que de le faire de façon globale au niveau du serveur.

• Modifications importantes de la configuration Notes dans le cadre de Projets, via des bases applicatives dédiées Project :
  
  
  • Passer les configurations Mail des utilisateurs en mode Local Répliqué.
  • Changer le serveur de Mail ou les serveurs d'application des utilisateurs (consolidation de serveurs, déplacement des utilisateurs vers un nouveau serveur).
  • Changement de la version du client Notes (migration du client d'une version 8.5 vers 9.0...).

=> Les bases Projects permettent de contrôler et de visualiser l'état d'avancement des différentes étapes du Workflow du projet pour les utilisateurs.

Pour les Administrateurs Notes et le Helpdesk, l'interface de l'application Desktop Manager est constituée d'une base Notes (DskMgr.nsf) placée sur un ou plusieurs serveurs de l'entreprise. Cette base Notes va servir à la consultation des informations issues de l'audit des postes des utilisateurs, offrant ainsi une vision complète du parc Notes. Elle sert également à programmer les modifications à apporter (Tâches) à l'installation Notes d'un ou plusieurs utilisateurs et à définir les documents de paramétrage (Setup) et les Profiles, puis à les associer aux différents utilisateurs. C'est également cette même base qui va servir pour le déploiement automatique de l'application sur les postes clients via un pré-enregistrement des utilisateurs concernés et l'envoi des mails d'installation. Il est également possible de pré-déployer l'application sur les postes des utilisateurs via un package.

Côté utilisateurs, le lancement de leur client Notes provoque automatiquement l'ouverture de la base Desktop Manager locale (DskMgrStart.nsf) et son démarrage. Si des Tâches sont en attente pour l'utilisateur elles sont immédiatement exécutées. Si des Profiles ont été associé à cet utilisateur, ils sont appliqués. L'audit de la configuration du poste est réalisée en arrière plan, après l'exécution des Tâches et les Profiles. Une interface simplifiée, dans la langue de l'utilisateur, lui permet de suivre le déroulement des opérations.

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