Principes de fonctionnement

La solution d'archivage automatique ArchiveMail est basée sur l'utilisation d'une tâche serveur ArchiveOnDB.exe  tournant sur un ou plusieurs serveurs Domino de l'entreprise. Cette tâche est couplée à une base Notes ArchiveOnDB.nsf  qui lui indique la liste des bases mail à traiter et qui sert aux administrateurs à suivre le déroulement des archivages.

Les objectifs de la tâche serveur sont de :

• Créer dans la base ArchiveOnDB.nsf le référentiel de l'ensemble des bases mail des serveurs de Messagerie (un document Database par base mail).
• Créer les bases archives si elles n'existent pas (une base archive par utilisateur et par an) et placer un lien dans la base mail.
• Identifier et déplacer les documents de la base mail vers les bases archives (sur une période définie).
• Créer les documents pointeurs dans la base mail afin d'autoriser un accès immédiat aux documents nouvellement archivés.
• Supprimer les anciens documents de la base mail qui sont devenus obsolètes (sur une période définie).
• Fournir un log détaillé du travail réalisé (gain réalisé, temps de transfert...).

Le schéma suivant présente les différents composants entrant en jeu dans l'architecture :

Le serveur de mail héberge les bases mail des utilisateurs. Le serveur d'archivage (serveur Domino) héberge la base ArchiveOnDB.nsf et l'Addin Task ArchiveOnDB.exe qui sont utilisées pour transférer automatiquement les documents de la base mail vers les bases archives de l'utilisateur (une base archive par année). Le serveur d'archive doit avoir les droits d'accès sur les bases Mail du serveur de Mail. Les bases archives sont crées sur le serveur d'archive.

L'AddIn Task scanne régulièrement la base ArchiveOnDB.nsf afin d'y récupérer la liste des bases mail à archiver. Les bases à archiver sont celles pour lesquelles un Profil d'archivage a été associé (document définissant les périodes glissantes pour l'archivage des documents, la création et la suppression des documents pointeurs). La prise en compte et le traitement des bases à archiver va se traduire par l'ouverture de la base mail de l'utilisateur, la localisation des messages devant être archivés et leur transfert vers les bases d'archives associées aux années de création de ces documents. Si besoin, des documents pointeurs sont créés en lieu et place des documents déplacés. Les anciens documents pointeurs sont également supprimés de la base mail au bout d'un certain temps.

Les différentes périodes prises en compte lors du traitement sont expliquées sur un exemple, à l'aide du schéma suivant :

Sur ce schéma, on distingue à gauche la base mail d'un utilisateur avant que le processus d'archivage ne commence. Cette base existe depuis Avril 2009 et comporte 7 mois de documents créés en 2009 (en rose : Avril / Décembre), 1 an de documents créés en 2010 (en bleu : Janvier / Décembre) et 8 mois de documents créés en 2011 (en vert : Janvier / Octobre). Nous considérons ici que nous sommes en Octobre 2011, ce qui explique que les documents les plus récents de la base mail de l'utilisateur datent de cette époque.

Nous lançons le processus d'archivage avec comme paramètre du Profil d'archivage :

• 12 mois glissants de conservation des documents
• 6 mois glissants pour la conservation des documents pointeurs.

Ce qui donne sur la partie droite du schéma, après traitement :

• Dans la base mail, seuls sont conservés les 12 derniers mois de documents (en bleu et vert : Octobre 2010 / Octobre 2011). Pour les six mois précédents (en pointillé bleu : Avril 2010 / Septembre 2010), des documents pointeurs ont remplacés les documents d'origine.
• Les bases archives ont été créées (une par année : 2009, 2010 et 2011). La base archive 2009 reçoit tous les documents créés en 2009 dans la base mail. la base archive 2010 reçoit les documents créés en 2010 qui ont été archivés. Certains de ces documents ont un document pointeur associé dans la base mail de l'utilisateur. La base archive 2011 ne reçoit pour l'instant aucun document.

Le principe retenu dans le processus d'archivage automatique consiste à laisser dans la base mail de l'utilisateur une année de document, et ceci de façon glissante, plus 6 mois de documents pointeurs. Juste après un archivage, on a donc dans la base mail de l'utilisateur :

• 1 an de documents
• 6 mois de documents pointeurs.

En naviguant dans sa boite aux lettres, l'utilisateur voit donc 1 an 1/2 de messages (6 mois de documents pointeurs, et 1 an de vrais documents).

Le processus d'archivage prend à sa charge la création de la base archive (une par an), la mise en conformité des documents avec les dossiers dans lesquels ils apparaissaient initialement dans la base mail et la création d'un lien vers les bases archives dans la base mail de l'utilisateur.

Les durées indiquées ici sont entièrement paramétrables. Il est possible de laisser 2 ans de documents dans la base ou de ne conserver que 1 mois de documents pointeurs. Les périodes d'archivages (définies dans le document Profile d'archivage) peuvent être différentes en fonction des différents utilisateurs de l'entreprise. Le réglage de l'historique des messages que l'on souhaite réellement conserver au sein de la base mail va permettre de définir la volumétrie associée à chaque boite aux lettres.

Une fois l'archivage réalisé, un document de Log permet au moyen de statistiques de vérifier le nombre de documents archivés, la place libérée par ces suppressions, le temps nécessaire au processus, etc.

Les documents sont transférés dans les bases archives correspondant à leur année de création.

Un document est considéré comme éligible à l'archivage s'il n'a pas été modifié au cours des X derniers mois, X étant le délais de conservation des documents. Ainsi, un document modifié toutes les semaines ne sera jamais archivé. Pour les documents de l'agenda, en cas de réunion répétitive, sera prise en compte la date la plus récente pour déterminer si le document peut être archivé (cf Document Profile pour plus de détail).