Introduction

L'augmentation continuelle des volumes liés à la messagerie et les limites imposées par les bases de données Lotus Notes rendent obligatoire la mise en place d'un système d'archivage consistant à déplacer, dans une autre base, les messages considérés comme obsolètes.

Il existe de grandes disparités entre les différents utilisateurs concernant la volumétrie correspondant à une année calendaire de messages reçus et envoyés. La grande majorité des données concernent directement des pièces rattachées et habituellement des fichiers PDF, Excel, Word, Zip, etc... Mis à part quelques individus, la totalité des documents présents dans les bases courriers sont la plupart du temps en relation directe avec le travail. Une action de purge menée sur les boites aux lettres (suppression sans archivage) ne permettrait pas d'en réduire globalement la volumétrie de façon efficace.

L'archivage des documents dans une base annexe (base archive) doit permettre à l'utilisateur de continuer à accéder à ses anciens messages, à pouvoir effectuer des recherches et à ne pas perdre les informations liées au classement dans les dossiers. De plus, ces bases archives doivent être sauvegardées afin de pouvoir être restaurées en cas de problème survenant sur les disques. Pour toutes ces raisons, l'archivage doit se faire sur un serveur et non pas en local sur le poste de l'utilisateur.

La solution ArchiveMail, également appelée ArchiveOnDB automatise l'archivage des messages des utilisateurs vers une ou plusieurs bases archives du serveur. A une période donnée (toutes les semaines par exemple), les messages datant de plus d'un an sont transférés dans la base archive. Si celle-ci n'existe pas, elle est automatiquement créée et un lien est ajouté dans la base mail de l'utilisateur afin de lui en faciliter l'accès. Pour simplifier l'accès aux documents, il y a une base archive par année calendaire (Archive 2014, Archive 2015, Archive 2016...). L'analyse des volumétries indique que l'ensemble des documents reçus / envoyés au cours d'une année reste compatible avec les contraintes de volumétrie appliquées à une base Notes (64 GB max), garantissant ainsi des temps de réponse acceptables.

Pour les documents nouvellement déplacés, on laisse dans la base mail de l'utilisateur des documents pointeurs (Link), qui redirigent vers le document associé dans la base archive. Cela permet à la fois d'alléger la base mail (en supprimant la volumétrie induite par ces documents) tout en conservant un visuel inchangé dans les différentes vues et dossiers de la base mail. Ces documents pointeurs disparaissent ensuite progressivement.

Cette solution décharge complètement l'utilisateur final des contraintes liées à la gestion de son volume de messages et permet de réduire fortement la volumétrie des serveurs de Mail.

Un module de recherche multi-bases est installé afin de permettre à l'utilisateur de rechercher via une requête unique un message dans toutes les bases Notes contenant des Mails (base Mail + bases Archives).

Si l'utilisateur dispose d'un ordinateur portable, les répliques des bases archives peuvent être créés automatiquement en local. Cela autorise donc l'utilisateur à accéder à ses bases archives en mode complètement déconnecté.