Gestion de la volumétrie des messages dans le temps

La mise en place de la solution d'archivage automatique ArchiveMail on DB vise à diminuer fortement la volumétrie des messages hébergés par les serveurs de messagerie de l'entreprise et ainsi à diminuer les coûts liés au stockage des messages sur les serveurs.

La première étape du processus vise à transférer les messages les plus anciens de la boîte aux lettres de l'utilisateur vers des bases archives qui sont placées sur un serveur d'archivage Domino. Le découpage par année permet à la fois d'offrir un premier niveau de classement des données (une base par année) mais il permet également de diviser le volume global de la messagerie initialement contenu dans un fichier (la base mail) en plusieurs sous-volumes (les bases archives). Ce découpage permet de s'affranchir des limites de volumétrie imposées par les fichiers .nsf (empiler tous les messages dans une seule base archive n'est pas envisageable) mais il offre également le moyen de gérer les données en fonction de leur importance : l'obsolescence des messages étant liée à leur age, on peut donc imaginer héberger sur un serveur du site les bases archives des deux années précédentes et sur un serveur externe les archives encore plus anciennes. On éloigne donc de l'utilisateur les données les plus obsolètes.

Comme il n'est pas concevable de conserver plusieurs années d'archive sur les serveur de l'entreprise, il faut pouvoir supprimer du serveur d'archivage les bases archives les plus anciennes, mais en offrant à l'utilisateur un moyen de continuer à accéder à ses données.

• La première solution consiste à copier les bases archives sur une clé USB ou à graver les bases sur un support tel qu'un CD-Rom ou un DVD. Le processus ArchiveMail on DB intègre la gestion de tels supports en préparant les bases archives à être gravées sur de tels supports (reconstruction de tous les index de vues) et à y être ensuite directement accédé. L'utilisateur placera le CD dans son lecteur et pourra ouvrir directement les bases archives s'y trouvant. Il n'y a pas besoin de recopier la base ainsi stockée sur le disque de l'ordinateur.
  
  
• La deuxième solution consiste à transférer le contenu de la base archive (fichier Notes .nsf) sous forme d'une arborescence de fichiers XML / HTML. Il n'y a donc plus besoin d'utiliser un client Notes pour accéder à ses messages, un simple browser permet de naviguer dans les messages pour les lire. Ces fichiers peuvent être gravés sur un CD/DVD ou être mis à disposition sur un serveur de fichier. Pour transférer le contenu des bases Notes sous format XML / HTML, il faut utiliser le module complémentaire NotesExtractor.
  
  
• La troisième solution consiste à sauvegarder les bases archives sur support dédié (bandes) et à les restaurer sur demande de l'utilisateur.

Le schéma suivant montre les différents types de stockage d'un message au cours de son existence :

Un message nouvellement arrivé est conservé dans la boite aux lettres de l'utilisateur, sur son serveur de messagerie. Au bout de X mois (généralement un an), il est transféré dans une base Archive, correspondant à son année de création. Il peut rester sur le serveur d'archivage 1 ou 2 ans (voir plus). Quand la base archive est considérée comme obsolète, elle est transférée sur CD ou sur un autre support, afin d'être éliminée du serveur d'archivage. Elle se retrouve soit sous la responsabilité de l'utilisateur (DVD, fichiers HTML), soit hébergée sur un système de sauvegarde.

Plus un message est ancien, plus il peut être éloigné de l'utilisateur, ce qui permet de diminuer son coût d'hébergement.