Introduction Technique

Notes Extractor est une solution logicielle permettant de convertir le contenu de tous types de bases IBM Notes (base Mail, Quickr, Team Room, Library, Discussion, base applicative...) dans un format ouvert. Nous utilisons le XML pour conserver les données structurées (champs texte, nombre ou date) et le HTML pour les données non structurées (Rich Text, Mime). Les éléments de Design de la base servant à l'affichage des informations (Masques, Vues, Dossiers, Navigateurs) sont convertis en XSL. Le résultat de la conversion peut être utilisé localement avec un navigateur (Internet Explorer, Firefox, Chrome) ou intégré directement à un serveur Web. Il peut aussi servir à être intégré, au moyen d'outils dédiés, dans des architectures applicatives comme Microsoft SharePoint ou Google Apps.

Afin de conserver les informations relatives à la sécurité des documents Notes (lecture, modification, suppression), les identités des utilisateurs (noms Notes) peuvent être traduites en fonction de l'annuaire cible (identité Active Directory). Les solutions SynchroNSF et SynchroLDAP sont utilisées pour cela.

La conversion d'une ou plusieurs bases Notes en un format XML / HTML / XSL nécessite l'installation du produit Notes Extractor, qui est composé d'une base Notes de paramétrage (NotesExtractor.nsf) et d'un exécutable (NotesExtractor.exe). Le paramétrage de l'exécutable s'effectue dans la base NotesExtractor.nsf en créant des documents Setup depuis la vue Configuration / Export Setup.

Le produit peut être utilisé sur un serveur Domino ou un poste client Notes. Dans tous les cas, les fichiers XML / HTML / XSL produits sont créés sur le disque dur de la machine hébergeant l'exécutable.

Principe de fonctionnement

Tous les composants (base NotesExtractor.nsf et exécutable NotesExtractor.exe) doivent être installés sur le serveur Domino ou le poste client Notes.

Le processus NotesExtractor va lire le contenu de la base Notes pour déterminer la liste des documents à convertir. Chaque document Notes est extrait dans un ensemble de fichiers (un XML + un HTML par Rich Text ou champ Mime + les fichiers attachés) :

• Pour chaque document Notes, un fichier XML est créé. Il contient l'ensemble des données structurées du document (champs Text, Number, Date, Mots clés, Identités...) ainsi que les propriétés du document (ID, création/modification, heure/date, taille...). La couche de sécurité des documents (champs Auteurs, Lecteurs, Rôles de la LCA) est intégrée dans une section dédiée dans le fichier XML.
• Les données non structurées (Rich Text, Mime Part) sont converties en HTML, ce qui permet de préserver les informations (styles, tableau, couleurs, polices de caractères, images, liens...).
• S'il y a des fichiers attachés dans le document, le programme va récupérer les fichiers et les détacher sur disque. Les fichiers attachés sont extraits et sont conservés dans leur format d'origine.
• Toutes les images sont convertis en fichiers JPEG ou GIF. Pour économiser de l'espace sur le disque, NotesExtractor factorise (stockage d'instance unique) les images.
• Les masques sont convertis en fichier XSL.
• Les vues et les dossiers sont créées afin d'afficher tous les types de documents de la base. Les index des vues sont stockés sous forme de fichiers HTML (et XML pour QuickR).

L'identité des utilisateurs (Notes FullName) est converti dans le format cible (comme UPN pour Active Directory si la cible est SharePoint, noms au format LDAP si la cible est un système ouvert...). NotesExtractor traduit également les noms des groupes. Pour cela il faut synchroniser les fiches Person, Group et Server du carnet d'adresse Notes avec SynchroNSF et les données utilisateur de l'annuaire LDAP avec SynchroLDAP à partir de la vue Identities / Users & Groups.

Les mots-clés sont exportés et leurs valeurs sont traduites. NotesExtractor va rechercher dans le Design de la base (masque / sous masque / champs partagé) la définition des mots clés afin d'en extraire les valeurs d'alias. Le fichier XML contient non seulement la valeur stockée dans le document Notes (alias) mais surtout la valeur affiché à l'utilisateur dans l'interface Notes. Par exemple, si un champ radio bouton utilise comme valeur possible 2 alias ("Oui | 1, Non | 2"), le document Notes contiendra "1" ou "2" dans le champ, mais l'utilisateur verra "Oui" ou "Non" dans l'interface.