Gestion de l'archivage

		1. Documents Database
		2. Recherche Multi-bases
		3. Les Requêtes d'Administration

 

1. Documents Database

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Les documents Database sont créés dans la base ArchiveOnDB.nsf par la tâche ArchiveOnDB.exe. Ils reflètent l'ensemble des bases Mail qui sont éligibles à l'archivage (bases définies dans le document de Setup utilisé par la Tâche). Le document Database permet de suivre le déroulement de l'archivage tout au long de la vie de la base Mail. Il permet également de faire le lien avec les documents de Profile d'Archivage, indiquant ainsi pour chaque base mail quelles sont les durées de conservation des documents dans la base.

 

2. Recherche Multi-bases

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Le module de recherche multi-bases permet à un utilisateur de rechercher une chaîne de caractère présente dans les messages qui ont été archivés, sans avoir à le faire depuis chaque base contenant des messages (sa base mail principale et ses bases archives).

Recherche depuis le client Notes ou iNotes

La fonction de recherche multi-bases est disponible depuis le dossier Recherche (Search) présent sous l'arborescence Archive Mail de la base Mail de l'utilisateur :

        

Ce dossier contient les boutons d'action permettant de gérer les recherches de documents :

                       Créer une nouvelle recherche.

                 Supprimer les résultats de la recherche sélectionnée.

    Supprimer les résultats de toutes les recherches.

                                     Mettre à jour l'index du dossier Recherche.

Pour lancer une recherche multi-bases depuis le client Notes :

• Ouvrez la base Mail et sélectionnez l'entrée Archive Mail dans le navigateur principal. Cliquez sur le lien Recherche
• Depuis le dossier Recherche, cliquez sur le bouton .

Le formulaire de recherche ci-dessous s'affiche :

 

Spécifier le ou les mots à rechercher.

Base Mail principale où s'effectue la recherche. Par défaut, il s'agit de la base courante (base mail principale de l'utilisateur).

En sélectionnant l'option Un autre utilisateur, il est possible d'effectuer la recherche dans des bases mail appartenant à une autre personne. On choisit alors le nom de cette personne dans un annuaire. La sélection d'un autre utilisateur n'est pleinement opérationnel que si ce dernier a donné des droits d'accès en délégation à sa base mail et que les bases d'archives héritent elles aussi de cette délégation. Vous ne pouvez pas rechercher dans les bases messagerie d'un autre utilisateur si vous lancez la recherche depuis le client iNotes.

Liste des bases (Mail et Archives) où la recherche est effectuée. Il suffit de sélectionner la ou les bases concernées. Seules les bases ayant un index Full Text peuvent faire l'objet de recherche. En plus des bases archives créées par ArchiveOnDB, le module de recherche peut aussi rechercher dans les archives locales natives du client Notes. Il suffit de cocher l'option Enable Native Local Archives Search dans l'onglet Local Installation du document Profile.

Il est possible de restreindre le périmètre de recherche en indiquant un intervalle de dates (création du document). On peut également définir le nombre maximum de résultats renvoyés par la recherche, préciser le type de syntaxe utilisée (syntaxe Full Text Notes ou syntaxe de recherche Web), les champs dans lesquels s'effectue la recherche (Sujet, Corps du message, Nom de l'expéditeur ou des destinataires) et limiter la recherche aux messages stockés dans certains dossiers.

Afin de faciliter l'utilisation du module de recherche, l'onglet d'aide rappelle à l'utilisateur la syntaxe à utiliser pour les recherches les plus courantes. La syntaxe dépend du mode de recherche (Full Text ou Web).

• Lancez la recherche par un clic sur le bouton .
  
  
• Si vous lancez la recherche depuis un client Notes, le moteur de recherche dédié (installé sur le serveur hébergeant la base Mail ou en local sur le poste de l'utilisateur) va alors se déclencher et traiter la requête. Un message de confirmation apparaît dès que la requête est terminée :

Si vous lancez la recherche depuis un client iNotes, le moteur de recherche dédié (installé sur le serveur hébergeant la base Mail) va alors se déclencher et traiter la requête. Il faut mettre à jour le dossier au moyen du bouton  pour voir les résultats.

• Le dossier Recherche est alors mis à jour et propose une nouvelle catégorie d'affichage (Date / heure et chaîne à rechercher). Cette dernière regroupe la liste des documents retournés par la recherche :

 

La colonne Source indique d'où viennent les documents. Le mot clé Mail est utilisé pour indiquer qu'ils proviennent de la base Mail de l'utilisateur. Si c'est une année (2010) cela signifie que le document provient de la base Archive dont on a indiqué l'année.

Les documents générés et présentés sous le dossier Recherche sont des document liens, à l'image de ceux laissés dans la base Mail après archivage (si une période documents Link a été définie). En ouvrant ces documents liens, l'utilisateur est automatiquement re-dirigé vers le document d'origine, présent dans la base Mail ou dans une des bases archives. La suppression des documents liens dans ce dossier ne provoque pas la suppression des messages d'origine.

Mode Trace

Pour obtenir des informations sur l'exécution du module de recherche, il suffit d'ajouter une ligne de debug au fichier Notes.ini du Serveur Domino ou du client Notes (si le module de recherche est déployé en local). Un fichier de trace sera créé à l'emplacement désigné par la variable :

CTSearchLibDebug=file_path\file_prefix

Par exemple, la ligne :

CTSearchLibDebug=c:\Temp\search_debug

va créer un fichier de Trace nommé :

c:\Temp\search_debug_nlnotes_20130212_17_59_4956.txt

 

3. Les Requêtes d'Administration

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Présentation

L'application ArchiveMail on DB intègre un moteur de requêtes d'administration afin de lancer des actions sur des bases archives. Les 10 types de requêtes proposées sont les suivantes :

• Déplacement d'une base archive vers un nouvel emplacement (changement de serveur ou de répertoire).
• Retrait d'une base d'archive du processus d'archivage (afin de la stocker sur un autre support comme un DVD).
• Suppression d'une base archive du disque (si un délai de rétention a été mis en place au niveau du document Profile).
• Ajout d'une nouvelle base archive dans la section Archives Databases du document Database.
• Changement de l'emplacement (Serveur, Chemin) des bases archives.
• Suppression de l'index Full Text pour les bases locales (Réplique de la base Mail ou Répliques des bases Archives)
• Export du contenu des bases archives sous un format ouvert XML/HTML.$
• Archive le contenu de la base Mail dans les bases Archives existantes (vide la base Mail de son contenu)
• Remet dans la base Mail tous les documents qui ont été archivés (retour arrière)
• Supprime de la base Mail tous les composants ajoutés par ArchiveMail (liens vers les Archives, Recherche, ...)

Les 2 premiers types de requêtes (Déplacement d'une base archive et Retrait d'une base d'archive) sont à la charge du gestionnaire de l'application. Il doit donc individuellement sélectionner les documents Database concernés, accéder à la section Archives Databases et y saisir les paramètres requis (nouvel emplacement de la base archive pour la requête de déplacement de base).

La création de la requête de Suppression d'une base d'archive (lié au délai de rétention) est automatique. Dès que l'application constate qu'une base archive a dépassé sa date de rétention, elle crée une requête de suppression. Cette dernière requiert l'approbation du gestionnaire de l'application avant que la suppression ne soit effective.

La requête Retrait d'une base archive et les 4 requêtes suivantes (Ajout d'une nouvelle base archive, Changement de l'emplacement, Suppression de l'index Full Text et Export du contenu des bases archives en XML) se gèrent depuis les vues Mail Databases, en sélectionnant les documents Databases concernés et en utilisant sur le bouton More... :

 

Les 3 dernières requêtes (Archive le contenu de la base Mail dans les bases Archives existantes, Remet dans la base Mail tous les documents qui ont été archivés et Supprime de la base Mail tous les composants ajoutés par ArchiveMail) ne peuvent être appliquées que sur des documents Database qui sont dans l'état Out Of Scope. Vous devez ouvrir la vue Mail Databases / Out Of Scope, sélectionner les documents Database et utiliser le bouton Administration Requests :

Requête de déplacement d'une base archive

Cette requête permet de déplacer une base archive vers un nouveau serveur Domino ou vers un nouvel emplacement du même serveur. Le déplacement de la base passe par la création d'un nouvelle réplique de la base archive sur son nouvel emplacement (le replica ID est ainsi conservé) puis la suppression de la base d'origine. Les liens présents dans la base Mail sont mis à jour pour pointer vers la nouvelle base.

Pour lancer une requête de déplacement d'une base d'archive :

• Editez le document Database concerné.
• Accédez à la base archive concernée et sélectionnez au niveau du champ Administration request l'action Move Archive Database to a new Location.

 

• Renseignez le nom du serveur et le chemin de destination. En laissant le nom de serveur à vide, on spécifie que le serveur de destination est celui hébergeant l'application ArchiveOnDB.

• Sauvegardez le document Database.
• La requête est en attente de traitement et consultable dans la vue Administration / Requests / Move Requests.
• Lors de la prochaine exécution de la Tâche ArchiveOnDB.exe, la requête sera traitée et les informations relatives au nouveau chemin de la base archive seront mises à jour.

Requête de retrait d'une base archive du processus d'archivage

Cette requête permet d'exclure une base d'archive du processus d'archivage. Elle a pour effet la suppression du référencement de la base d'archive concernée au niveau du document Database ainsi que du lien base disponible depuis la base messagerie (en accès Client notes et / ou iNotes). Ce retrait permet de déplacer la base vers un autre support (stockage sur bande, sur DVD...).

Pour lancer une requête d'exclusion d'une base archive :

• Editez le document Database concerné.
• Accédez à la base archive et sélectionnez au niveau du champ Administration request l'action Move Archive Database outside of the Archive Process.

 

• Sauvegardez le document Database.
• La requête est en attente de traitement et consultable sur la vue Administration / Requests / Move Requests.
• Lors de la prochaine exécution de la Tâche ArchiveOnDB.exe, la requête sera traitée. Le référencement de cette base archive dans le document Database et le lien depuis la base Mail seront supprimés.

La liste des bases retirées du processus d'archivage est conservée dans le document Database, au niveau de l'onglet Log :

 

Cette requête est également disponible depuis les vues Mail Databases, en sélectionnant les documents Databases concernés et en utilisant sur le bouton More... afin de traiter plusieurs documents Database d'un seul coup (utile pour enlever toutes les bases archive d'une année pour tout le monde). Il faut donc :

• Sélectionnez les documents Database concernés depuis une des vues Mail Databases.
• Cliquez sur le bouton  / .
• Remplissez le champs contenant la liste des années à supprimer :

 

• Cliquez sur le bouton  pour valider. Les documents Database sont immédiatement modifiés.

Lors de la prochaine exécution de la Tâche ArchiveOnDB.exe, le référencement de ces bases archives dans les documents Database et les liens depuis la base Mail seront retirées. La liste des bases retirées du processus d'archivage est conservée dans le document Database, au niveau de l'onglet Log.

Requête de suppression d'une base archive

Cette requête permet la gestion semi-automatique de la suppression des bases d'archives ayant dépassé leur délai de rétention.

Pour lancer une requête de purge d'une base archive :

• Editez le document Profile d'archivage concerné.
• Au niveau de la section Archive Databases, paramétrez le délai de rétention (age de la base ou date d'ancienneté).

• Sauvegardez le document Profile.
• Lors de la prochaine exécution de la Tâche ArchiveOnDB.exe, toutes les bases archives ayant dépassé le délai de rétention seront traitées. Pour chacune de ces bases, un document Purge Request sera créé et il sera accessible depuis la vue Administration / Requests / Databases Deletion.

Pour valider la suppression des bases archives :

• Ouvrez la vue Administration / Requests / Deletion Requests.
• Sélectionnez les bases archives à supprimer et cliquez sur le bouton  afin de valider le processus de suppression. Cette action met à jour les documents Database concernés et génère au niveau des bases archives une requête de purge.

• Lors de la prochaine exécution de la Tâche ArchiveOnDB.exe, toutes les bases archives pour lesquelles une requête de purge aura été confirmée seront définitivement supprimées du serveur et les liens présents dans les bases Mail seront effacés.

La liste des bases supprimées est conservée dans le document Database, au niveau de l'onglet Archive Events :

Requête d'ajout d'une nouvelle base archive

Cette requête permet d'ajouter une base Archive au niveau de la section Archives Databases dans le document Database. Cela permettra d'ajouter la base au niveau de l'Outline Archive Mail de la base Mail. Cela est utile dans les cas où une base Archive a été supprimée par erreur du processus d'archivage et qu'on souhaite la remettre.

Pour ajouter une nouvelle base archive :

• Sélectionnez le document Database souhaité depuis une des vues Mail Databases.
• Cliquez sur le bouton  / .
• Remplissez les 3 champs permettant de localiser la base archive (année, chemin, nom de serveur) :

 

• Cliquez sur le bouton  pour valider. La nouvelle base archive est immédiatement visible dans le document Database.

Lors de la prochaine exécution de la Tâche ArchiveOnDB.exe, cette nouvelle base Archive sera prise en compte (mise à jour de ses informations dans la section Archives Databases du document Database, ajout de la base dans l'Outline de la base Mail).

Requête de changement de l'emplacEment d'une base archive

Cette requête permet de changer le nom du serveur hébergeant les bases archives ou le nom du dossier de la base. Il est conseillé d'arrêter le processus ArchiveOnDB.exe avant de faire cette opération. Une fois les bases physiquement déplacées sur le nouveau serveur, il faut modifier, dans les documents Database, les noms de serveurs et le nom du dossier présents dans la section Archives Databases.

Pour changer le nom du serveur hébergeant les bases archives et le chemin des bases :

• Sélectionnez les documents Database concernés depuis une des vues Mail Databases.
• Cliquez sur le bouton  / .
• Remplissez les 5 champs permettant de changer le nom du serveur d'archivage (nom des serveurs archivage actuellement utilisés, nom du nouveau serveur d'archivage), des chemins où se trouvent les bases (chemins actuel, nouveau chemin) et des bases Archives cibles (via les années concernées) :

Vous pouvez utiliser des mots clés (Keywords) pour les chemins :

%MAILFOLDER%         Chemin du répertoire de la base Mail (habituellement mail\).
%MAILFILENAME%      Nom du fichier courrier (ex : rjohnson.nsf).
%USER%                    Valeur du mot clé %USER% du document Database.
%SHORTNAME%         Shortname du propriétaire de la base Mail (ex : rjohnson).
%YEAR%                    Année (sur 4 chiffres) de la base Archive (ex : 2014).

 

• Cliquez sur le bouton  pour valider la requête. Les documents Database sont immédiatement modifiés. Vous pouvez aller vérifier les nouveaux noms de serveur et chemins des bases Archives pour s'assurer que tout est bon.

Lors de la prochaine exécution de la Tâche ArchiveOnDB.exe, les bases Archives seront recherchées à leur nouvel emplacement sur le nouveau serveur d'archivage et l'Outline de la base Mail sera mis à jour (liens pointant vers les bases archives).

Requête de suppression de l'index Full Text des bases locales

Cette requête est utilisée pour supprimer l'index Full Text des bases locales telles que la réplique de la base Mail ou les répliques des bases Archives (sur le poste de l'utilisateur). Les composants de ArchiveOnDB doivent avoir été déployés sur le poste de l'utilisateur pour que la requête puisse s'exécuter.

Pour supprimer l'index Full Text des bases locales :

• Sélectionnez les documents Database concernés depuis une des vues Mail Databases.
• Cliquez sur le bouton  / .
• Remplissez les champs utilisés pour définir quelles sont les bases locales qui doivent être traitées (vous pouvez définir les bases archives cibles par leur année ou par leur chemin):

 

• Cliquez sur le bouton  pour valider la requête. Vous pouvez voir que la requête a été enregistrée en regardant le champ Archive Events Log dans le document Database :

 

Lors de la prochaine exécution de la tâche ArchiveOnDB.exe, la requête sera transférée (via un document Profile stocké dans la base Mail) vers les composants ArchiveOnDB présents sur le poste de l'utilisateur (CTSearchTask.exe + CTSearchLib.dll). La requête sera exécutée au prochain démarrage du client Notes et les résultats seront renvoyés à la Tâche ArchiveOnDB du serveur. Vous pouvez voir le résultat de l'exécution des requêtes locales au poste de l'utilisateur dans le champs Archive Events Log du document Database.

Requête d'export du contenu des bases archives dans un format ouvert XML / HTML

Cette requête permet de préparer l'export du contenu des bases archives dans un format ouvert composé de fichiers XML et HTML. Des documents de Setup sont créés dans la base de paramétrage de l'outil d'export (NotesExtractor) afin de pré-remplir le chemin des bases archives à traiter.

Pour préparer l'export des bases archives :

• Sélectionnez les documents Database concernés depuis une des vues Mail Databases.
• Cliquez sur le bouton  / .
• Remplissez les champs permettant d'exporter les bases archives :

 : Liste des bases archives à exporter (on indique les années).

: Localisation de la base de paramétrage de l'outil NotesExtractor et du document de Setup à utiliser lors de l'export.

• Cliquez sur le bouton  pour valider. Les documents Setup sont créés dans la base NotesExtractor.nsf et les documents Database sont modifiés dans la base ArchiveOnDB.nsf afin de déclarer ces bases archives comme désormais exclues du processus d'archivage.

Requête d'archivage du contenu d'une base Mail vers les bases Archives

Cette requête est utilisée pour vider le contenu d'un base Mail en transférant tous les messages dans les bases Archives. Cette requête est utilisée dans le cas où un employé quitte l'entreprise et qu'il faut archiver ses messages avant la suppression de la base Mail sur serveur de messagerie.

Pour transférer le contenu d'une base Mail vers les bases Archives :

• Sélectionnez les documents Database depuis la vue Mail Databases / Out Of Scope.
• Cliquez sur le bouton  / .

Vous pouvez constater que la requête a bien été enregistrée en regardant le champ Administration Requests / Out Of Scope Administration Request dans le document Database :

 

Lors de la prochaine exécution de la tâche ArchiveOnDB.exe sur le serveur, la requête sera traitée et tous les documents encore présents dans la base Mail seront transférés dans les bases Archives.

Requête pour réintégrer dans la base Mail tous les documents préalablement archivés

Cette requête est utilisée pour effectuer un retour arrière sur le processus d'archivage d'une base Mail. Le contenu des bases Archives est recopié dans la base Mail et tous les changements qui ont été apportés à la base Mail par ArchiveOnDB sont supprimés (liens vers les bases Archives, Dossier de Recherche, Agent Archiver Maintenant...).

Pour ré-intégrer dans la base Mail les messages préalablement archivés :

• Sélectionnez les documents Database depuis la vue Mail Databases / Out Of Scope.
• Cliquez sur le bouton  / .

Vous pouvez constater que la requête a bien été enregistrée en regardant le champ Administration Requests / Out Of Scope Administration Request dans le document Database :

 

Lors de la prochaine exécution de la tâche ArchiveOnDB.exe sur le serveur, la requête sera traitée et tous les documents présents dans les bases Archives créés par ArchiveOnDB seront replacés dans la base Mail. Tous les éléments ajoutés par ArchiveOnDB à la base Mail de l'utilisateur seront supprimés (liens vers les bases Archives, Module de recherche...). Les bases Archives ne sont pas modifiées.

Requête pour supprimer de la base Mail tous les éléments ajoutés par Archive Mail

Cette requête est utilisée pour supprimer de la base Mail tous les éléments liés à Archive Mail. Cette requête est utile pour dé-installer l'application Archive Mail d'une base Mail.

Pour supprimer les éléments liés à ArchiveOnDB de la base Mail :

• Sélectionnez les documents Database depuis la vue Mail Databases / Out Of Scope.
• Cliquez sur le bouton  / .

Vous pouvez constater que la requête a bien été enregistrée en regardant le champ Administration Requests / Out Of Scope Administration Request dans le document Database :

 

Lors de la prochaine exécution de la tâche ArchiveOnDB.exe sur le serveur, la requête sera traitée et toutes les modifications apportées à la base Mail par ArchiveOnDB seront supprimés (Liens vers les bases d'Archives, Module de recherche, Agent Archiver Maintenant...). Les bases d'archives ne sont pas modifiées et les documents déjà archivés ne sont pas ramenés dans la base Mail.

 

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