Introduction

Overview

MailFlow Analyzer est un outil d'analyse des flux de messagerie destiné particulièrement aux administrateurs soucieux d'établir un état précis du fonctionnement de leur système de messagerie Domino. Compte tenu de l'importance actuelle de la messagerie d'entreprise, il répond parfaitement à la nécessité de disposer d'éléments d'analyse pertinents sur son fonctionnement en matière de flux, de volumétrie, d'utilisation et de qualité de service rendu. Mail Flow Analyzer fournit des indicateurs précis à l'administrateur, qui ne sont pas directement disponibles actuellement dans Domino, pour qu'il puisse évaluer, modifier ou ajuster son système de messagerie.

MailFlow Analyzer collecte des données (Mail Data) pour tous les messages traversant l'infrastructure Domino. Ces données sont stockées sur un serveur Domino dédiée (Mail Data Storage) afin d'y être traitées par l'application (Mail Flow Engine). Ces informations sont exploitées afin de produire des statistiques en temps réel accessibles via des bases Notes (Statistics Database), sous forme de dashboard visible via un navigateur internet (Dashboard) ou sous forme de rapports destinés à être imprimés (Reports). Les données des messages sont analysées en temps réel et peuvent déclencher des alertes (Real Time Alerts) afin de notifier au plus vite les administrateurs du problème détecté. Les données des messages étant conservées au sein de la machine dédiée, un moteur de recherche est fourni (Search Engine) afin d'interroger cette base de données ainsi constituée, pour y rechercher des messages particuliers (Mail Tracking, Recherche d'anomalies...). Comme il peut être intéressant de traiter les données collectées sous un angle différent de celui abordé par le logiciel, un module d'exportation des données des messages, sous forme de fichier XML, est proposé (XML File Export).

En plus du travail de collecte et de traitement des données des messages circulant dans l'infrastructure Domino, MailFlow Analyzer dispose d'un moteur d'analyse des messages au niveau des serveurs de messagerie afin de placer en quarantaine (Quarantine) tous les messages ne devant pas circuler. Les messages peuvent être bloqués quelques heures dans la base de quarantaine avant d'être libéré (pour respecter les heures autorisées pour l'envoi des messages) ou ils peuvent être bloqués définitivement (messages ne respectant pas les critères établis dans les Règles de Messagerie de MailFlow).

Statistiques

MailFlow Analyzer fournit des statistiques précises sur les flux de messagerie. Elles sont regroupées en plusieurs catégories :

• Des statistiques d'Infrastructure. Cette catégorie permet d'avoir une vision globale des flux échangées dans toute l'infrastructure de messagerie et les indicateurs clés associés (nombre de messages traités, volume de messages traités, provenance et destination des messages, temps de distribution moyen des messages, nature des fichiers échangés, options de sécurités...).
  
  
• Des statistiques pour les Populations d'utilisateurs. Ces populations sont définies de manière homogène (par localisation géographique, par métier, par unité organisationnelle, par langue...) en utilisant les informations présentes dans la fiche Person du carnet d'adresse du serveur Domino ou en connectant une autre base de données (annuaire RH...). Les statistiques Populations permettent d'étudier la nature des échanges (nombre de messages, volume des messages, origine / destination des messages, types de fichiers échangés...) d'un groupe d'individus, en dehors des critères techniques habituellement retenus (par serveur de Mail, par Groupe du NAB, par Domaine Notes...). Les Populations sont de nature très dynamiques car il suffit qu'un individu change de localisation géographique pour qu'il quitte la Population couvrant son ancien lieu géographique et qu'il intègre la Population couvrant son nouveau lieu.
  
  
• Des statistiques concernant les flux entre les Populations. Cette catégorie permet de comprendre la nature des échanges entre deux Populations (nombre de messages, volume des messages, nature des fichiers échangés, tendances...).
  
  
• Des statistiques par Serveur. Cette catégorie permet d'évaluer le fonctionnement de chaque serveur de messagerie du système et la charge associé (nombre de messages, volume des messages, origine / destination des messages, nombre de mails reçus via les tâches SMTP / HTTP / TRAVELER du serveur, nombre messages distribués dans les bases mails de ce serveur...). Les données collectées permettent également de comparer la charge des serveurs entre eux.
  
  
• Des statistiques de flux entre Serveurs. Il s'agit de statistiques permettant d'évaluer les flux échangés entre les serveurs (nombre de messages, volume échangés, origine des messages, destination des messages, répartition des échanges au cours de la journée...).
  
  
• Des statistiques par Utilisateurs ou Groupe d'Utilisateurs. Chaque utilisateur de l'entreprise dispose d'un document regroupant des informations sur son usage de la messagerie qui est mis à sa disposition (nombre mails envoyés, nombre de mails reçus, volumes échangés, options de sécurité utilisées, origine des messages reçus, destination des messages envoyés, nombre de destinataires des messages, types de fichiers échangés, impacts sur l'infrastructure...). Elles permettent de mettre en évidence les utilisateurs les plus consommateurs de l'outil de messagerie (en nombre ou en volume), mais également de détecter toute sous utilisation (compte non utilisé, groupe du Carnet d'adresse ne servant jamais dans les échanges).

Pour chaque catégorie analysée (à l'exception des statistiques Utilisateurs), la solution MailFlow Analyzer calcule des statistiques pour les périodes suivantes :

• Journalières avec répartition horaire (durée de conservation : 7 jours glissants)
• Hebdomadaires (durée de conservation : 4 semaines glissantes)
• Mensuelles (durée de conservation : 12 mois glissants)
• Annuelles (durée de conservation : 5 ans glissants)
• Consolidation complète sans limite de durée.

L'accès aux données (tableaux, graphiques) s'effectue au moyen de documents Notes, directement accessibles au travers des vues dédiées. Par ailleurs, pour chaque type de statistique, l'outil présente un indicateur tendanciel d'évolution par rapport à la période précédente (sous forme de pourcentages).

Ces statistiques permettent d'évaluer le fonctionnement du système de messagerie dans son ensemble. Il s'agit donc d'une consolidation de toutes les données provenant de l'ensemble des messages ayant traversé les serveurs de messagerie IBM Domino de l'entreprise. Elles présentent ainsi un état complet du nombre de messages, des volumes traités, de leur origine, de leur destination, de leur propriétés :

• Trafic global (nombre et volume)
• Répartition interne / Internet en envoi et en réception (nombre et volume)
• Répartition des messages par OU en réception et envoi
• Répartition par Domaines internes / Internet en réception et envoi
• Temps de distribution (SLA) des messages (moyenne, min , max)
• Répartition sur les heures de la journée du nombres de messages et des volumétries échangés
• Gestion des heures ouvrées / heures non travaillées
• Répartition par nombre de destinataires, Calcul d'impact pour les messages ayant un grand nombre de destinataires
• Nature et volume des pièces jointes en réception et envoi des messages internes et Internet
• Type des messages (Memo, Reply, Forward, Messages non délivrés...)
• Options de sécurité des messages (chiffrement, signature)
• Options de distribution des messages (accusé de lecture, priorité, format utilisé...)

Les statistiques sont présentées de façon exhaustive dans des bases Notes (accessibles via un client Notes ou avec navigateur Internet), de façon dynamique, car celles-ci sont mises à jour en temps réel.

Moteur de recherche

MailFlow Analyzer dispose d'un outil de recherche permettant à tout moment d'interroger la base de données des messages. L'outil de recherche permet par simple requête de vérifier l'état d'un message par rapport à des critères qui peuvent être, par exemple: le nom de l'émetteur, le ou les destinataires, le sujet, le nom de la pièce jointe, etc. C'est un outil d'aide à la détection d'erreurs de routage ou de distribution. Il permet également, dans le cadre de la qualité de service rendue par une cellule de Help Desk, de valider la distribution d'un message en interne ou vers Internet. Il remplace avantageusement la fonction Mail Tracking de Domino. Il est également utilisé par les officiers de sécurité pour tracer tous les échanges suspects.

Alertes temps réel

MailFlow Analyzer analyse en temps réel tous les messages passant dans l'infrastructure de messagerie et peut lever des Alertes dès qu'un message remplit les conditions déclarées dans les documents de paramétrage des Alertes. Les alertes peuvent se déclencher suite au contenu du message (nom de l'expéditeur ou d'un destinataire, taille du message, nature des fichiers attachées, mots dans le sujet, options de distribution...), à un temps de distribution (SLA) trop important ou simplement être lié à la valeur d'une des statistiques des documents présents dans les bases statistiques. Ce dernier cas permet de détecter des comportements inhabituels au sein de l'infrastructure de messagerie (nombre important de messages arrivant subitement depuis une passerelle SMTP, volume inhabituel envoyé de la part d'un utilisateur...). Les alertes peuvent être notifiées aux administrateurs par mail, par SNMP ou par l'enregistrement d'une entrée dans la base de Log de MailFlow Analyzer.

Reporting

Le module de reporting présent au sein de la solution Mail Flow Analyzer permet de produire automatiquement des fichiers Word ou Excel contenant les statistiques souhaitées. La création de rapports peut être planifiée (tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, tous les ans...) afin de fournir les indicateurs clés de la messagerie au management ou à tout autre personne ayant besoin d'avoir des chiffres arrêtés à une date précise (à l'opposé des chiffres des documents des bases statistiques qui évoluent en temps réel) et couvrant une période de temps donnée (1 semaine, 1 mois, 1 année...). Les rapports peuvent être automatiquement expédiés par mail vers les destinataires choisis ou tout simplement être publiés dans la base Notes choisie. De par le choix du format de fichier choisi (Word ou Excel), la modification de la mise en page des rapports (ajouts de nouveaux chiffres, insertion du logo de l'entreprise, création d'un graphique) est très simple.

Export des données au format XML

Le produit pouvant conserver pendant des années les informations relatives aux messages ayant traversé l'infrastructure Notes (nom de l'expéditeur, nom des destinataires, taille du message, objet, noms des pièces attachées...), une interface de requêtage permet, depuis Mail Flow Analyzer, l'extraction de ces informations au format XML. Il sera donc possible à tout moment d'exporter les données collectées en dehors de l'application Mail Flow Analyzer pour les exploiter (création de statistiques complémentaires, interfaçage avec des outils de génération de rapports tels que Crystal Report, transfert de certaines informations collectées dans d'autres bases de données...).

Dashboard

Le module de tableau de bord (Dashboard) consiste à afficher, sous la forme d'une page Web qui se met à jour en temps réel, les quelques indicateurs clés de l'infrastructure messagerie (nombre de messages, volumes, SLA, indicateurs tendanciels...) sous la forme de tableaux de chiffres ou de graphiques (histogrammes, camemberts, courbes). Ces informations ont vocation a être partagées avec les personnes extérieures au cercle des administrateurs de messagerie (disposant eux des bases de statistiques regroupant des milliers de statistiques différentes).