Tout ce que vous devez savoir sur Notes Extractor

Pré-requis

1. Environnement IBM/HCL Notes (source)

Les bases IBM/HCL Notes (extension .nsf) doivent être identifiées en tant que bases à convertir.

La solution Cooperteam « Notes Extractor » est composé d'une base Notes de paramétrage (NotesExtractor.nsf) et d'un exécutable (NotesExtractor.exe). Le paramétrage de l'exécutable s'effectue dans la base NotesExtractor.nsf en créant des documents Setup depuis la vue Configuration / Export Setup.

Le compte utilisé pour l’installation doit être administrateur des serveurs Notes Domino ainsi que d’avoir accès aux serveurs Domino en prise de main à distance.

 

2. Environnement cible

La solution Cooperteam « Notes Extractor » génère un dossier pour chaque base traitée.

Le produit peut être utilisé sur un serveur Domino ou un poste client Notes. Dans tous les cas, les fichiers XML / HTML / XSL produits sont créés sur le disque dur de la machine hébergeant l'exécutable.

 

3. Éléments nécessaires à l’installation

Vous devez avoir en votre possession les éléments suivants :

• La solution Cooperteam « Notes Extractor » (fourni par Cooperteam)
• La liste de l’ensemble des bases à convertir, avec le nom du (des) serveur(s) Domino hébergeant les bases.
• Déterminer si vous souhaitez exécuter le processus d’extraction sur un poste de travail ou sur le serveurs Domino.

 

4. Prérequis techniques

La solution Cooperteam Notes Extractor s'installe habituellement sur un serveur Domino de l'entreprise. Le tableau suivant présente les versions de serveur Domino supportés par l'application :

Versions Domino :

OS / Domino	6.x	7.x	8.x	9.x	10.x	11.x	12.x
Windows 32 bits			X	X	X	X	X
Windows 64 bits			X	X	X	X	X

 

Versions Notes :

La version 8 (ou supérieure) de Notes est obligatoire pour utiliser les nouvelles fonctionnalités liées à la conversion du Rich Text. Les utilisateurs peuvent installer NotesExtractor sur leur poste de travail en utilisant un Client Notes. Le tableau suivant montre les versions supportés :

OS / Domino	6.x	7.x	8.x	9.x	10.x	11.x	12.x
Notes client (Win)			X	X	X	X	X

 

5. Architecture

Principe de fonctionnement :

Tous les composants (base NotesExtractor.nsf et exécutable NotesExtractor.exe) doivent être installés sur le serveur Domino ou le poste client Notes.

Le processus NotesExtractor va lire le contenu de la base Notes pour déterminer la liste des documents à convertir. Chaque document Notes est extrait dans un ensemble de fichiers (un XML + un HTML par Rich Text ou champ Mime + les fichiers attachés) :

 

 

Extraction des données

1. Lancement de Notes Extractor

Avant de pouvoir lancer l'application NotesExtractor, celle-ci doit être correctement installée et paramétrée :

• Création de la base NotesExtractor.nsf sur le serveur Domino (si lancé depuis le serveur), ou sur votre client Notes (si lancé localement, attention il faut un client Notes 8.0 minimum).
• Installation de l'exécutable NotesExtractor.exe dans le répertoire Programme soit du serveur Domino, soit du client Notes
• Création d'un document de Paramétrage dans la base NotesExtractor.nsf

Il existe plusieurs méthodes pour lancer l'application :

• Lancement manuel depuis la base NotesExtractor.nsf

Depuis la vue Configuration / Export Setup de la base NotesExtractor, il suffit de sélectionner le document Setup voulu et de cliquer sur le bouton : 

 : L'exécutable NotesExtractor.exe est installé en local sur le poste de l'utilisateur.

 : L'exécutable NotesExtractor.exe est installé sur le serveur hébergeant la base NotesExtractor.nsf.

Pour s'assurer du bon démarrage de la Tâche, il suffit de vérifier la présence d'un document de Log dans la vue Configuration / Export Log.

• Lancement manuel depuis la console du serveur

Depuis la console du serveur, il suffit de lancer la commande suivante :

load NotesExtractor NotesExtractor.nsf MAIN

où

NotesExtractor est le nom de l'exécutable NotesExtractor.exe

NotesExtractor.nsf est le chemin de la base NotesExtractor.nsf sur le serveur

MAIN est le nom du document de Setup que l'on souhaite utiliser (attention, la valeur est case-sensitive).

 

Si la console du serveur est active, celle-ci renverra un message proche de celui-ci :

10/02/2021 10:59:53 NotesExtractor(c) CooperTeam, 2002-2021.

afin d'indiquer que la Tâche a correctement démarré.

 

Remarque : Si la base NotesExtractor.nsf est placée dans un sous répertoire du répertoire Data dont le nom contiendrait un espace, pensez à ajouter des guillemets ("") autour du nom de la base sur la ligne de commande :

load NotesExtractor "Admin Databases\NotesExtractor.nsf" MAIN

• Lancement automatique depuis un document Program du Carnet d'Adresse

Afin de planifier un lancement automatique de la Tâche une fois par semaine, il suffit de créer dans le Carnet d'Adresse du serveur un document Program :

où

NotesExtractor.exe est le nom de l'exécutable NotesExtractor.

NotesExtractor.nsf MAIN est la ligne de commande pour lancer l'application (chemin de la base NotesExtractor + Nom du document de Setup).

Les autres paramètres sont classiques :

- Nom du serveur hébergeant l'exécutable

- Jour / Heure de démarrage de la Tâche.

 

Remarque : Si la base NotesExtractor.nsf est placée dans un sous répertoire du répertoire Data dont le nom contiendrait un espace, pensez à ajouter des guillemets ("") autour du nom de la base sur la ligne de commande :

"Admin Databases\NotesExtractor.nsf" MAIN

 

• Lancement automatique depuis les lignes ServerTasks= du Notes.ini

Pour faire démarrer la Tâche en même temps que le serveur (ServerTasks=) ou à une heure précise de la journée (ServerTasksAt=), il suffit de placer la ligne de commande de la Tâche NotesExtractor à la fin de la ligne correspondante dans le fichier Notes.ini du serveur :

ServerTasks=Update,Replica,Router,AMgr,AdminP,NotesExtractor NotesExtractor.nsf MAIN

où

NotesExtractor est le nom de l'exécutable NotesExtractor.exe

NotesExtractor.nsf est le chemin de la base NotesExtractor.nsf sur le serveur

MAIN est le nom du document de Setup que l'on souhaite utiliser (attention, la valeur est case-sensitive).

Remarque : Si la base NotesExtractor.nsf est placée dans un sous répertoire du répertoire Data dont le nom contiendrait un espace, pensez à ajouter des guillemets ("") autour du nom de la base sur la ligne de commande :

NotesExtractor "Admin Databases\NotesExtractor.nsf" MAIN

 

2. Finalisation de la conversion des données

À la fin du traitement, vous pouvez vérifier le résultat de conversion en regardant les fichiers de log. Exemple :

Note : Un fichier de log est conservé afin de vérifier la bonne extraction des données.